Puedes enviar un PDF de tu informe de Looker Studio con regularidad a ti y a las partes interesadas configurando una programación de entrega. El PDF puede incluir un vínculo a tu informe original.
Crea un programa de entrega en Looker Studio
Para crear un nuevo programa de entrega de correos electrónicos para Looker Studio, sigue estos pasos:
- Dirígete al informe que deseas programar.
- Haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar entrega
. Aparecerá el diálogo Crear programa. - (Opcional) Ingresa una lista de destinatarios. Siempre se te incluye en la lista de destinatarios.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que deseas incluir.
- Establece la fecha y la hora en que deseas comenzar a enviar el informe.
- Usa las opciones de Repetir para establecer la frecuencia de entrega. Para crear un programa personalizado para enviar un informe, por ejemplo, todos los martes y jueves, o cada dos semanas los viernes, selecciona Personalizado.
- Haga clic en Programar (Schedule).
Crea un programa de entrega en Looker Studio Pro
Para crear un nuevo programa de entrega de correos electrónicos para Looker Studio Pro, sigue estos pasos:
- Dirígete al informe que deseas programar.
- Haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar entrega . Si es la primera vez que creas una programación para este informe, haz clic en Agregar programación en el diálogo que aparece. Aparecerá el diálogo Crear programa.
- En el campo Destino, selecciona Correo electrónico.
- (Opcional) Ingresa una lista de destinatarios. Siempre se te incluye en la lista de destinatarios. Nota: Tu administrador de Looker Studio Pro puede restringir los destinatarios permitidos. Si ingresas un destinatario restringido, Looker Studio mostrará un mensaje de error hasta que lo quites.
- (Opcional) Ingresa un asunto y un mensaje personalizados.
- No puedes establecer un asunto y un mensaje personalizados para los informes de la carpeta De mi propiedad. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que deseas incluir.
- Establece la fecha y la hora en que deseas comenzar a enviar el informe.
- Usa las opciones de Repetir para establecer la frecuencia de entrega. Para crear un programa personalizado para enviar un informe, por ejemplo, todos los martes y jueves, o cada dos semanas los viernes, selecciona Personalizado.
- Haga clic en Programar (Schedule).
Cómo funciona la entrega programada de correos electrónicos
La entrega de correos electrónicos programada te permite enviar regularmente un correo electrónico con un archivo adjunto en PDF del informe. El correo electrónico también incluirá una vista previa de la primera página del informe y un vínculo para ver el informe completo. Puedes incluir otros destinatarios ingresando direcciones individuales o alias de correo electrónico de grupos.
Cómo cambiar los filtros de una programación
De forma predeterminada, la versión en PDF de un informe usa la configuración predeterminada del control de filtros y las propiedades de períodos del informe.
Para cambiar los valores de control del filtro de un programa, edita el programa y, luego, selecciona la pestaña Filtros. En esta pestaña, se muestran todos los controles y períodos del informe. Puedes cambiar cualquiera de los valores de control, pero no puedes agregar ni borrar controles.
Si modificas los valores predeterminados de un filtro en un informe, no se verán afectados los valores del filtro para las programaciones del informe. Sin embargo, si quitas un filtro de un informe, este se quitará de todos los programas del informe.
Edita una planificación
- Dirígete al informe que deseas reprogramar.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- (Usuarios de Looker Studio Pro) Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Más
. - Selecciona Editar.
- Ingresa los detalles de la nueva programación.
- Haz clic en Guardar.
Detén o borra un programa
Los programas están activos de forma predeterminada. Para detener la entrega automática de informes, puedes pausar o borrar la programación siguiendo estos pasos:
- Consulta el informe.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar la entrega .
- (Usuarios de Looker Studio Pro) Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Más .
- Si tienes Looker Studio Pro, puedes pausar el programa cambiando el botón de activación Activo a Inactivo.
- Para borrar el programa, haz clic en Borrar programa
.
Enviar un programa de inmediato
Funciones de Looker Studio Pro
Las funciones y la funcionalidad que se describen en esta sección están disponibles para los usuarios de Looker Studio Pro.
Para enviar un informe programado de inmediato, sigue estos pasos:
- Consulta el informe.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar la entrega .
- Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Enviar ahora.
Crea una programación de entrega de Google Chat (función Pro)
Funciones de Looker Studio Pro
Las funciones y la funcionalidad que se describen en esta sección están disponibles para los usuarios de Looker Studio Pro.
Si tienes Looker Studio Pro, puedes enviar informes a usuarios individuales y a espacios de Chat siguiendo estos pasos:
- Dirígete al informe que deseas programar.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- (Usuarios de Looker Studio Pro) En el campo Destino, selecciona Google Chat.
(Opcional) Ingresa una lista de destinatarios.
Ingresa un asunto y un mensaje personalizados.
- No puedes establecer un asunto y un mensaje personalizados para los informes de la carpeta De mi propiedad. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
(Opcional) Selecciona las páginas del informe que deseas incluir.
Establece la fecha y la hora en que deseas comenzar a enviar el informe.
Establece la frecuencia de envío.
Haz clic en Guardar.
Puedes aplicar filtros a una programación de Chat, al igual que para una programación de correo electrónico.
Cómo funciona el envío programado de Google Chat
La entrega programada de Google Chat publica mensajes para los usuarios o espacios. Esto se hace desde la cuenta de Google Chat de quien envía el programa. El mensaje incluye los siguientes elementos:
- Un archivo adjunto en PDF del informe
- Un vínculo para ver en Looker Studio
- Un vínculo para anular la suscripción del usuario o el espacio al programa
Agregar varios programas (función Pro)
Si tienes Looker Studio Pro, puedes agregar varios programas a un informe.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- Si tu informe no tiene ninguna programación, se te solicitará que crees una.
- Si tu informe tiene al menos un programa, Looker Studio mostrará una lista de todos los programas de ese informe.
- Haz clic en Agregar programa.
Cada informe puede tener hasta 200 programas. Cualquier usuario que sea propietario o editor del informe puede agregar o editar programaciones en él. El usuario que editó un programa más recientemente, incluido el interruptor Activo, es el remitente del programa.
Filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario (función Pro)
Si tienes Looker Studio Pro, puedes personalizar los datos de los informes programados que se envían por correo electrónico. Para usar esta función, primero debes especificar un campo de dirección de correo electrónico para cada fuente de datos del informe que desees personalizar. Luego, verás la opción Filtrar los datos del informe entregado por dirección de correo electrónico del destinatario cuando crees o edites tu programa.
Límites y solución de problemas
En las siguientes secciones, se abordan los límites de la entrega programada y algunos pasos comunes para solucionar problemas.
Cuotas para la entrega de correos electrónicos programados
Looker Studio limita la cantidad de destinatarios a los que un usuario puede enviar correos electrónicos programados por día y por mes.
Si tienes Looker Studio Pro, no se aplican cuotas de este tipo. Si tu organización usa Google Workspace, las cuotas son más altas. Consulta la siguiente tabla para obtener más detalles:
| Tipo de cuenta | Individual | Google Workspace | Looker Studio Pro |
|---|---|---|---|
| Límite de correos electrónicos diarios | 200 | 500 | Ilimitado |
| Límite de correos electrónicos mensuales | 800 | 3000 | Ilimitado |
Ten en cuenta las siguientes limitaciones relacionadas con las cuotas:
- Si superas una de las cuotas, no se enviarán más correos electrónicos desde tu cuenta.
- No es posible verificar tu progreso en relación con cada cuota.
- Todos los informes de la carpeta De mi propiedad se consideran informes personales y estarán sujetos a cuotas. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
Límites de la entrega de correos electrónicos programados
La entrega de correos electrónicos programada tiene los siguientes límites:
- Puedes incluir hasta 50 direcciones de destinatarios.
- La persona que creó el programa debe estar incluida en la lista de destinatarios. Los destinatarios adicionales son opcionales.
- Los correos electrónicos programados pueden incluir un máximo de 5 páginas como vista previa del informe. El PDF adjunto incluye todas las páginas seleccionadas.
- El programa de entrega se basa en la zona horaria de tu sistema operativo. No puedes cambiarlo en Looker Studio.
- Cuando editas un programa, no puedes agregar filtros que no estén presentes en el informe ni borrar filtros que sí estén en el informe.
- No puedes editar ni enviar pruebas para programas inactivos.
- Si no tienes Looker Studio Pro, cada informe puede tener un máximo de un programa. Si tienes Looker Studio Pro, cada informe puede tener hasta 200 programas.
- Solo puedes crear múltiples programas para informes si el propietario de un informe tiene Looker Studio Pro.
- Si cambias de Looker Studio Pro a Looker Studio, el programa de correo electrónico más antiguo que se haya creado permanecerá activo para cada informe. Las programaciones adicionales para ese informe se vuelven inactivas.
- La entrega de correos electrónicos programada no funciona con datos protegidos con niveles de acceso basados en IP con Controles del servicio de VPC. (Esto se debe a que Looker Studio no pasa la dirección IP del destinatario del correo electrónico cuando ve el informe).
- Solo puedes Enviar ahora si tienes Looker Studio Pro. Además, no puedes enviar un informe de inmediato para los informes que se encuentran en la carpeta De mi propiedad. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- Solo puedes establecer un asunto y un mensaje personalizados si tienes Looker Studio Pro. Además, no puedes establecer un asunto y un mensaje personalizados para ningún informe de la carpeta De mi propiedad. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- Tus informes solo mostrarán una vista previa intercalada si tienes Looker Studio Pro. Además, no se mostrarán vistas previas intercaladas para los informes de la carpeta De mi propiedad. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- Looker Studio verifica si hay contenido potencialmente inapropiado en los campos de asunto y mensaje, y es posible que te impida crear o actualizar una programación si detecta contenido inapropiado.
Límites de envío programado de Google Chat
La entrega programada de Google Chat tiene los siguientes límites:
- Debes ser usuario de Looker Studio Pro para programar el envío con Chat.
- Debes ser propietario o editor del informe que quieres programar.
- Solo puedes programar un informe para los espacios de Google Chat de los que eres miembro.
- Solo puedes programar un informe para los usuarios de Google Chat de tu organización.
- Puedes programar la entrega con Google Chat para un máximo de 10 usuarios individuales y 10 espacios de Chat. El envío a más destinatarios requiere crear programaciones adicionales.
- No puedes filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario cuando envías un informe con Google Chat.
¿Por qué no se entregó mi informe?
Si tus informes no se envían según la programación que configuraste, es posible que se produzca uno de los siguientes problemas.
- Si el informe descargado contiene un error, no se enviará. Asegúrate de que el informe se pueda descargar manualmente sin problemas.
- Si tienes Looker Studio Pro, tu administrador puede restringir los destinatarios a los que puedes enviar contenido. Si al menos un destinatario de una programación está restringido, la programación no se enviará. Looker Studio mostrará un error en el diálogo Vista de programación y enviará un correo electrónico de advertencia al último usuario que editó la programación. Quita los destinatarios restringidos para reanudar la entrega programada.
Recursos relacionados
- Cómo filtrar por dirección de correo electrónico
- Cómo establecer permisos de programación para los usuarios de Looker Studio