Puedes configurar un programa de envío para enviarte a ti y a las partes interesadas un PDF de tu informe de Looker Studio con regularidad. El PDF puede incluir un vínculo a tu informe original.
Crea un programa de publicación en Looker Studio
Para crear un nuevo programa de entrega de correos electrónicos para Looker Studio, sigue estos pasos:
- Consulta el informe que deseas programar.
- Haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar publicación
. Aparecerá el diálogo Crear programa. - Ingresa una lista de destinatarios (opcional). Siempre te incluirás en la lista de destinatarios.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que deseas incluir.
- Establece la fecha y la hora en que quieres comenzar a enviar el informe.
- Usa las opciones de Repetición para establecer la frecuencia de publicación. Para crear una programación personalizada para enviar un informe, como todos los martes y jueves, o cada dos semanas los viernes, selecciona Personalizado.
- Haga clic en Programar (Schedule).
Crea un programa de publicación en Looker Studio Pro
Para crear un nuevo programa de entrega de correos electrónicos para Looker Studio Pro, sigue estos pasos:
- Consulta el informe que deseas programar.
- Haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar publicación . Si es la primera vez que creas una programación para este informe, haz clic en Agregar programación en el diálogo que aparece. Aparecerá el diálogo Crear programa.
- En el campo Destino, selecciona Correo electrónico.
- Ingresa una lista de destinatarios (opcional). Siempre te incluirás en la lista de destinatarios. Nota: El administrador de Looker Studio Pro puede restringir los destinatarios permitidos. Si ingresas un destinatario restringido, Looker Studio mostrará un mensaje de error hasta que lo quites.
- (Opcional) Ingresa un asunto y un mensaje personalizados.
- No puedes establecer un asunto ni un mensaje personalizados para los informes de la carpeta Mis informes. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que deseas incluir.
- Establece la fecha y la hora en que quieres comenzar a enviar el informe.
- Usa las opciones de Repetición para establecer la frecuencia de publicación. Para crear una programación personalizada para enviar un informe, como todos los martes y jueves, o cada dos semanas los viernes, selecciona Personalizado.
- Haga clic en Programar (Schedule).
Cómo funciona la entrega de correos electrónicos programada
La entrega de correos electrónicos programados te permite enviar un correo electrónico con un archivo PDF adjunto del informe con regularidad. El correo electrónico también contendrá una vista previa de la primera página del informe, junto con un vínculo para verlo completo. Si quieres incluir otros destinatarios, ingresa sus direcciones individuales o alias de correo electrónico de grupos.
Cómo cambiar los filtros de una programación
De forma predeterminada, la versión en PDF de un informe usa la configuración predeterminada del control de filtro y las propiedades del período del informe.
Para cambiar los valores de control de filtro de un programa, edítalo y, luego, selecciona la pestaña Filtros. En esta pestaña, se muestran todos los controles y períodos del informe. Puedes cambiar cualquiera de los valores de control, pero no puedes agregar ni borrar controles.
Si modificas los valores predeterminados de un filtro en un informe, no se verán afectados los valores del filtro de las programaciones del informe. Sin embargo, si quitas un filtro de un informe, este se quitará de todos los programas del informe.
Edita una planificación
- Consulta el informe que deseas reprogramar.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- (Usuarios de Looker Studio Pro) Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Más
. - Selecciona Editar.
- Ingresa los detalles de la nueva programación.
- Haz clic en Guardar.
Detén o borra un programa
Los programas están activos de forma predeterminada. Para detener la entrega automática de informes, puedes pausar o borrar la programación siguiendo estos pasos:
- Consulta el informe.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar publicación .
- (Usuarios de Looker Studio Pro) Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Más .
- Si tienes Looker Studio Pro, puedes pausar el programa cambiando el botón de activación de Activo a Inactivo.
- Para borrar el programa, haz clic en Borrar programa
.
Cómo enviar un programa de inmediato
Funciones de Looker Studio Pro
Las funciones que se describen en esta sección están disponibles para los usuarios de Looker Studio Pro.
Para enviar un informe programado de inmediato, sigue estos pasos:
- Consulta el informe.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar publicación .
- Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Enviar ahora.
Crea una programación de publicaciones de Google Chat (función Pro)
Funciones de Looker Studio Pro
Las funciones que se describen en esta sección están disponibles para los usuarios de Looker Studio Pro.
Si tienes Looker Studio Pro, puedes seguir estos pasos para enviar informes a usuarios individuales y espacios de chat:
- Consulta el informe que deseas programar.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- (Usuarios de Looker Studio Pro) En el campo Destino, selecciona Google Chat.
Ingresa una lista de destinatarios (opcional).
Ingresa un asunto y un mensaje personalizados.
- No puedes establecer un asunto ni un mensaje personalizados para los informes de la carpeta Mis informes. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
(Opcional) Selecciona las páginas del informe que deseas incluir.
Establece la fecha y la hora en que quieres comenzar a enviar el informe.
Establece la frecuencia de publicación.
Haz clic en Guardar.
Puedes aplicar filtros a una programación de chat, al igual que a una programación de correo electrónico.
Cómo funciona la publicación programada de Google Chat
La entrega programada de Google Chat publica mensajes para los usuarios o espacios. Esto se hace desde la cuenta de Google Chat de quien envía el programa. El mensaje incluye los siguientes elementos:
- Un archivo adjunto en PDF del informe
- Un vínculo Ver en Looker Studio
- Un vínculo Cancelar suscripción que cancela la suscripción del usuario o del espacio a la programación
Cómo agregar varios programas (función Pro)
Si tienes Looker Studio Pro, puedes agregar varios programas a un informe.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- Si tu informe no tiene ningún programa, se te pedirá que crees uno.
- Si tu informe tiene al menos una programación, Looker Studio muestra una lista de todas las programaciones de este informe.
- Haz clic en Agregar programa.
Cada informe puede tener hasta 20 programas. Cualquier usuario que sea propietario o editor del informe puede agregar o editar programas en él. El usuario que editó una agenda más recientemente, incluido el cambio del interruptor Activo, es el remitente de la agenda.
Filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario (función Pro)
Si tienes Looker Studio Pro, puedes personalizar los datos de los informes programados que se envían por correo electrónico. Para usar esta función, primero debes especificar un campo de dirección de correo electrónico para cada fuente de datos del informe que deseas personalizar. Luego, verás la opción Filtrar los datos de los informes enviados por la dirección de correo electrónico del destinatario cuando crees o edites tu programa.
Límites y solución de problemas
En las siguientes secciones, se abordan los límites de la publicación programada y algunos pasos comunes para solucionar problemas.
Cuotas para la entrega de correos electrónicos programados
Looker Studio limita la cantidad de destinatarios a los que un usuario puede enviar correos electrónicos programados por día y por mes.
Si tienes Looker Studio Pro, no se aplican esas cuotas. Si tu organización usa Google Workspace, las cuotas son más altas. Consulta la siguiente tabla para obtener más información:
| Tipo de cuenta | Individual | Google Workspace | Looker Studio Pro |
|---|---|---|---|
| Límite de correos electrónicos diarios | 200 | 500 | Ilimitado |
| Límite de correos electrónicos mensuales | 800 | 3000 | Ilimitado |
Ten en cuenta las siguientes limitaciones con respecto a las cuotas:
- Si superas una de las cuotas, no se enviarán más correos electrónicos desde tu cuenta.
- No es posible verificar tu progreso en relación con cada cuota.
- Los informes de la carpeta Mis informes se consideran informes personales y estarán sujetos a cuotas. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
Límites de la entrega de correos electrónicos programados
La entrega de correos electrónicos programada tiene los siguientes límites:
- No puedes incluir más de 50 direcciones de destinatarios.
- La persona que creó el programa debe incluirse en la lista de destinatarios. Los destinatarios adicionales son opcionales.
- Los correos electrónicos programados pueden incluir una vista previa del informe de no más de 5 páginas. El PDF adjunto incluye todas las páginas seleccionadas.
- El programa de entrega se basa en la zona horaria de tu sistema operativo. No puedes cambiar esta opción en Looker Studio.
- Cuando editas una programación, no puedes agregar filtros que no estén presentes en el informe ni borrarlos.
- No puedes editar ni enviar pruebas para programas inactivos.
- Si no tienes Looker Studio Pro, cada informe no puede tener más de un programa. Si tienes Looker Studio Pro, cada informe puede tener hasta 20 programas.
- Solo puedes crear múltiples programas para informes si el propietario de un informe tiene Looker Studio Pro.
- Si cambias de Looker Studio Pro a Looker Studio, la programación de correo electrónico más antigua creada permanecerá activa para cada informe. Las programaciones adicionales para ese informe se vuelven inactivas.
- La entrega de correos electrónicos programada no funciona con datos protegidos con niveles de acceso basados en IP con los Controles del servicio de VPC. (Esto se debe a que Looker Studio no pasa la dirección IP del destinatario del correo electrónico cuando ve el informe).
- Solo puedes enviar ahora si tienes Looker Studio Pro. Además, no puedes enviar un aviso de inmediato para los avisos de la carpeta Mis avisos. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- Solo puedes establecer un asunto y un mensaje personalizados si tienes Looker Studio Pro. Además, no puedes establecer un asunto ni un mensaje personalizados para los informes de la carpeta Mis informes. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- Tus informes solo mostrarán una vista previa intercalada si tienes Looker Studio Pro. Además, no se mostrarán vistas previas intercaladas para ningún informe de la carpeta Mis informes. Para resolver este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
Límites de la entrega programada de Google Chat
La publicación programada de Google Chat tiene los siguientes límites:
- Debes ser usuario de Looker Studio Pro para programar la entrega mediante Chat.
- Debes ser propietario o editor del informe que deseas programar.
- Puedes programar un informe solo para los espacios de Google Chat de los que eres miembro.
- Puedes programar un informe solo para los usuarios de Google Chat que pertenezcan a tu organización.
- Puedes programar la entrega con Google Chat para un máximo de 10 usuarios individuales y 10 espacios de Chat. Para enviar a más destinatarios, crea agendas adicionales.
- No puedes filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario cuando envías un informe con Google Chat.
¿Por qué no se publicó mi denuncia?
Si tus informes no se publican según el programa que configuraste, es posible que se esté produciendo uno de los siguientes problemas.
- Si el informe descargado contiene un error, no se enviará. Asegúrate de que el informe se pueda descargar de forma manual correctamente.
- Si tienes Looker Studio Pro, el administrador puede restringir a los destinatarios a los que puedes enviar contenido. Si se restringe al menos un destinatario de un programa, este no se enviará. Looker Studio mostrará un error en el diálogo Ver programación y enviará un correo electrónico de advertencia al último usuario que editó la programación. Quita los destinatarios restringidos para reanudar la entrega programada.
Recursos relacionados
- Cómo filtrar por dirección de correo electrónico
- Cómo establecer permisos de programación para los usuarios de Looker Studio