Comparte tus informes con otras personas enviándoles una invitación por correo electrónico para visitar Looker Studio. Puedes invitar a personas específicas o Grupos de Google. También puedes compartir más ampliamente y permitir que cualquier persona que tenga el vínculo acceda a tus informes de Looker Studio.
Cómo compartir un informe
Para compartir un informe, sigue estos pasos:
- Accede a Looker Studio.
- Consulta o edita el informe que deseas compartir.
- Haz clic en person_add Compartir. Aparecerá el diálogo Compartir con personas y grupos.
Para compartir desde la página principal de Informes o Fuentes de datos, busca el activo que deseas compartir. Haz clic en el ícono de 3 puntos Más more_vert y, luego, en Compartir.
Cómo funcionan los informes de uso compartido
Cuando compartas informes, ten en cuenta las siguientes situaciones:
- No es necesario que un usuario acceda a su cuenta para ver un informe que se comparte con uso compartido de vínculos públicos.
- Se requiere un acceso de Google para que un usuario vea o edite un informe que se compartió con su dirección de correo electrónico o su Grupo de Google.
- Cuando compartes un informe con fuentes de datos incorporadas, otros editores pueden usarlas y editarlas en él.
- Cuando compartes un informe, no se comparten automáticamente las fuentes de datos reutilizables agregadas a él.
- Para obtener información sobre cómo compartir una fuente de datos reutilizable, consulta Cómo compartir fuentes de datos reutilizables.
- NO es necesario compartir las fuentes de datos reutilizables de un informe para permitir que otras personas lo vean o editen.
- Para compartir un informe, debes tener el rol de propietario o editor del informe.
Compartir con usuarios y grupos específicos
Para compartir con usuarios o grupos específicos, sigue estos pasos:
- Abre el diálogo Compartir con personas y grupos.
- En Agregar personas, ingresa los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir el archivo. También puedes compartir con Grupos de Google.
Selecciona el permiso de acceso para los usuarios y grupos que especificaste:
Puede editar: Los usuarios pueden editar el activo, crear y editar programas y alertas, y compartir el activo con otras personas.
Puede ver: Los usuarios pueden ver el activo, pero no pueden editarlo ni compartirlo con otros usuarios.
Si el informe es de Looker Studio Pro y eres usuario de Looker Studio Pro, puedes asignar el permiso Can create schedules a los usuarios y grupos que tengan el rol de Viewer, incluso si no son usuarios de Looker Studio Pro. Este permiso permite a los usuarios crear y editar programaciones en el informe.
Si cancelas Looker Studio Pro, esos usuarios conservarán el permiso Puede crear programaciones, pero no podrás asignárselo a ningún otro usuario.
Para establecer permisos diferentes para distintos usuarios, usa el menú desplegable de roles que se encuentra junto a su nombre.
De forma predeterminada, las personas que invites recibirán un correo electrónico con un vínculo al recurso que compartas. Para compartir el archivo sin enviar un correo electrónico, desmarca la casilla de verificación Enviar notificaciones a las personas.
Haz clic en Enviar.
¿Usas Looker Studio en tu organización?
Si tu organización usa Google Workspace o Google Cloud Identity para administrar Looker Studio, es posible que el administrador restrinja el uso compartido del contenido de Looker Studio y Looker Studio Pro con otros usuarios de tu organización. Si es así, verás un mensaje de error si intentas compartirlo de forma externa. Es posible que tampoco veas la opción para compartir vínculos públicos.
Compartir con cuentas ajenas a Google
Para invitar directamente a personas a acceder a tu informe, deben tener una Cuenta de Google. Para compartir contenido con cuentas ajenas a Google, tienes varias opciones:
- Pregúntale a la persona con la que quieres compartir el archivo si tiene una Cuenta de Google con la que puedas compartirlo. Puede ser uno de los siguientes tipos de cuenta:
- Una cuenta personal que termine en
@gmail.com - Una cuenta de trabajo o institución educativa que usa para los productos de Google, como Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones
- Una cuenta personal que termine en
- Si la persona no tiene una Cuenta de Google, deberá registrarse para obtener una antes de que puedas compartir el informe con ella.
- Para ayudar a esa persona a registrarse, envíale este vínculo: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail
- Usa otro método de uso compartido, como el uso compartido de vínculos o el envío de un PDF por correo electrónico.
Uso compartido de vínculos públicos
El uso compartido de vínculos te permite distribuir tus informes de forma más amplia que si invitaras directamente a personas o grupos individuales. Por ejemplo, puedes activar el uso compartido de vínculos para compartir informes de Looker Studio con cuentas ajenas a Google, incluir vínculos en correos electrónicos, blogs o publicaciones en redes sociales, o bien incorporarlos en tu sitio web.
Obtén un vínculo para compartir
Para obtener un vínculo para compartir, sigue estos pasos:
- Abre el diálogo Compartir con personas y grupos.
- En Configuración de vínculos, usa el menú desplegable para seleccionar la opción de uso compartido de vínculos que mejor se adapte a tus necesidades.
- Haz clic en Copiar vínculo.
Opciones para compartir vínculos
Si eres usuario estándar de Looker Studio, tienes las siguientes opciones para compartir vínculos:
- Cualquier usuario de Internet puede encontrar y ver el elemento
- Cualquier usuario de Internet puede encontrar y editar los archivos
- Cualquier usuario que tenga el vínculo puede ver el elemento
- Cualquier usuario que tenga el vínculo puede editar el elemento
- Desactivado: Solo tienen acceso usuarios específicos
Opciones para compartir vínculos de Google Workspace
Si eres usuario de Google Workspace, es posible que tus opciones para compartir vínculos estén restringidas a los usuarios de tu dominio.
¿Quién recibe las solicitudes de acceso?
Cuando un usuario intente ver un informe que no se compartió con él, verá una página que le indicará que no puede acceder al informe. El usuario puede hacer clic en Solicitar acceso en esa página para enviar un correo electrónico a los siguientes roles de Looker Studio en ese informe:
- En el caso de los informes de la versión sin costo de Looker Studio o los informes de Looker Studio Pro que se encuentran en la zona de pruebas de un usuario, la solicitud se envía al propietario del informe.
- En el caso de los informes en un espacio de trabajo de equipo de Looker Studio Pro, la solicitud se envía a todos los administradores de ese espacio de trabajo.
Límites de uso compartido
Puedes compartir recursos de Looker Studio y Looker Studio Pro con un máximo de 1,500 principales. (Los principales incluyen direcciones de correo electrónico individuales y Grupos de Google).
Este límite proviene de las cuotas y los límites de Identity and Access Management (IAM).