安排自動報表傳送時間

您可以設定傳送時間表，定期將 Looker Studio 報表的 PDF 檔案傳送給自己和相關人員。您可以將原始報表的連結加入 PDF 檔案。

在 Looker Studio 中建立提交時間表

如要為 Looker Studio 建立新的電子郵件傳送時間表，請按照下列步驟操作：

  1. 查看要排定時間的報表。
  2. 按一下「分享」，然後選取「排定提交時間」排定報表提交時間圖示。

    系統會隨即顯示「Create schedule」對話方塊。
  3. (選用) 輸入收件者清單。您一律會列入收件者清單。
  4. (選用) 選取要納入的報表頁面。
  5. 設定要開始傳送報表的日期和時間。
  6. 使用「重複」選項設定寄送頻率。

    如要建立個人化報表傳送時間表 (例如每週二和週四，或每兩週的週五)，請選取「自訂」。
  7. 點按「Schedule」(排程)。

在 Looker Studio Pro 中建立提交時間表

如要為 Looker Studio Pro 建立新的電子郵件傳送時間表，請按照下列步驟操作：

  1. 查看要排定時間的報表。
  2. 按一下「分享」，然後選取「排定提交時間」排定報表提交時間圖示。如果這是您首次為這份報表建立排程，請在對話方塊中點選「新增排程」。

    系統會隨即顯示「Create schedule」對話方塊。
  3. 在「Destination」欄位中，選取「Email」。
  4. (選用) 輸入收件者清單。您一律會列入收件者清單。

    注意：Looker Studio Pro 管理員可以 限制允許的收件者。如果您輸入受限制的收件者，Looker Studio 會顯示錯誤訊息，直到您移除收件者為止。
  5. (選用) 輸入自訂主旨和訊息。
  6. (選用) 選取要納入的報表頁面。
  7. 設定要開始傳送報表的日期和時間。
  8. 使用「重複」選項設定寄送頻率。

    如要建立個人化報表傳送時間表 (例如每週二和週四，或每兩週的週五)，請選取「自訂」。
  9. 點按「Schedule」(排程)。

排定電子郵件傳送時間的運作方式

你可以透過排定電子郵件傳送時間，定期傳送附有報表 PDF 檔案的電子郵件。這封電子郵件也會包含報表第一頁的預覽畫面，以及查看完整報表的連結。如要加入其他收件者，請輸入個別電子郵件地址或群組電子郵件別名。

變更排程的篩選器

根據預設，報表的 PDF 版本會使用報表的預設篩選器控制項設定和日期範圍屬性。

如要變更排程的篩選器控制值，請編輯排程，然後選取「篩選器」分頁。這個分頁會顯示報表中的所有控制項和日期範圍。您可以變更任何控制值，但無法新增或刪除控制項。

修改報表中的篩選器預設值不會影響報表排程的篩選器值。不過，如果您從報表中移除篩選器，報表中的所有排程都會移除該篩選器。

編輯排程

  1. 查看要重新安排寄出時間的報表。
  2. 依序選取右上方的「分享」和「排定傳送時間」排定報表提交時間圖示。
  3. (Looker Studio Pro 使用者) 選取現有排程。
  4. 按一下「更多」圖示 更多。
  5. 選取 [編輯]。
  6. 輸入新的時間表詳細資料。
  7. 按一下 [儲存]。

停止或刪除時間表

時間表預設為啟用。如要停止自動傳送報表，請按照下列步驟暫停或刪除排程：

  1. 查看報表。
  2. 按一下右上方的「分享」，然後選取「排定傳送時間」排定報表傳送時間圖示。
  3. (Looker Studio Pro 使用者) 選取現有排程。
  4. 按一下「更多」圖示 更多。
    • 如果您使用的是 Looker Studio Pro，只要將「啟用」切換鈕切換為「停用」，即可暫停時間表。
    • 如要刪除排程，請按一下「刪除排程」圖示 移除。

立即傳送排程

Looker Studio Pro 功能

本節所述的功能僅供 Looker Studio Pro 使用者使用。

進一步瞭解 Looker Studio Pro。

如要立即傳送已排定時間的報表，請按照下列步驟操作：

  1. 查看報表。
  2. 按一下右上方的「分享」，然後選取「排定送達時間」排定報表提交時間圖示。
  3. 選取現有時間表。
  4. 按一下「立即傳送」。

建立 Google Chat 發送時間表 (Pro 功能)

Looker Studio Pro 功能

本節所述的功能僅供 Looker Studio Pro 使用者使用。

進一步瞭解 Looker Studio Pro。

如果您使用 Looker Studio Pro，可以按照下列步驟將報表傳送給個別使用者和 Chat 聊天室：

  1. 查看要排定時間的報表。
  2. 依序選取右上方的「分享」和「排定傳送時間」排定報表提交時間圖示。
  3. (Looker Studio Pro 使用者) 在「目的地」欄位中，選取「Google 即時通訊」。

  4. (選用) 輸入收件者清單。

  5. 輸入自訂主旨和訊息。

  6. (選用) 選取要納入的報表頁面。

  7. 設定要開始傳送報表的日期和時間。

  8. 設定寄送頻率。

  9. 按一下 [儲存]。

您可以為即時通訊排程套用篩選器，就像為電子郵件排程套用篩選器一樣。

Google Chat 預定傳送功能的運作方式

預定傳送的 Google Chat 訊息會發送至收件者使用者或聊天室。訊息是由排程寄件者的 Google 即時通訊帳戶發出。訊息包含下列元素：

  • 報告的 PDF 附件
  • 「在 Looker Studio 中查看」連結
  • Unsubscribe 連結，可讓使用者或聊天室取消訂閱排程

新增多個時間表 (Pro 功能)

如果您有 Looker Studio Pro，可以在報表中新增多個排程。

  1. 依序選取右上方的「分享」和「排定傳送時間」圖示 排定報表提交時間圖示。
    • 如果報表沒有任何排程，系統會提示您建立排程。
    • 如果報表至少包含一個排程，Looker Studio 會顯示這份報表的所有排程清單。
  2. 按一下「新增時間表」。

每份報表最多可包含 20 個時間表。任何報表擁有者或編輯者，都可以在報表中新增或編輯排程。上次編輯時間表 (包括切換「啟用」切換鈕) 的使用者，即為時間表的傳送者。

依收件者電子郵件地址篩選 (Pro 版功能)

如果您使用 Looker Studio Pro，就能在透過電子郵件發送的定期報表中自訂資料。如要使用這項功能，您必須先指定報表中每個資料來源的電子郵件地址欄位，以便進行個人化設定。接著，您在建立或編輯排程時，就會看到「根據收件者電子郵件地址篩選已傳送的報表資料」選項。

限制和疑難排解

下列章節將說明排程傳送的限制，以及一些常見的疑難排解步驟。

已排定傳送時間的電子郵件配額

Looker Studio 會限制使用者每天和每月可傳送排定電子郵件的收件者人數。

如果您有 Looker Studio Pro，則不受此配額限制。如果貴機構使用 Google Workspace，配額會較高。詳情請參閱下表：

帳戶類型 個人 Google Workspace Looker Studio Pro
每日電子郵件限制 200 500 無限制
每月電子郵件限制 800 3000 無限制

請注意下列配額限制：

  • 如果您超出其中一個配額，系統就不會再傳送帳戶中的電子郵件。
  • 您無法查看各項配額的進度。
  • 我擁有的資料夾中的所有報表都視為個人報表，並受配額限制。如要解決這個問題，您可以將報表升級至 Looker Studio Pro。

已排定傳送時間的電子郵件有哪些限制？

排定傳送電子郵件時，請注意下列限制：

  • 您最多可以加入 50 個收件者地址。
  • 建立排程的使用者必須列入收件者清單。其他收件者為選填。
  • 排定傳送時間的電子郵件最多只能包含 5 頁報表預覽內容。附件 PDF 包含所有選取的頁面。
  • 遞送時程會根據作業系統的時區而定。您無法在 Looker Studio 中變更這項設定。
  • 編輯排程時，您無法新增報表中不存在的篩選器，也無法從報表中刪除篩選器。
  • 您無法編輯或傳送無效時間表的測試。
  • 如果您沒有 Looker Studio Pro，每份報表最多只能有一個排程。如果您使用 Looker Studio Pro，每份報表最多可包含 20 個排程。
  • 只有報表擁有者擁有 Looker Studio Pro 時，才能在報表中建立多個排程。
  • 如果您從 Looker Studio Pro 降級至 Looker Studio，每份報表的電子郵件排程都會維持在最早建立的狀態。該報表的其他排程會變成「停用」。
  • 使用 VPC Service Controls 的 IP 存取層級保護的資料，無法使用排定電子郵件傳送功能。(這是因為 Looker Studio 不會在收件者查看報表時傳遞電子郵件收件者的 IP 位址)。
  • 只有 Looker Studio Pro 使用者才能立即傳送。此外，您也無法立即傳送「我擁有」資料夾中的任何報表。如要解決這個問題，您可以將報表升級至 Looker Studio Pro。
  • 您必須訂閱 Looker Studio Pro，才能設定自訂主旨和訊息。此外，您無法為「我擁有的」資料夾中的任何報表設定自訂主旨和訊息。如要解決這個問題，您可以將報表升級至 Looker Studio Pro。
  • 只有在訂閱 Looker Studio Pro 時，報表才會顯示內嵌預覽畫面。此外，我擁有資料夾中的任何報表都不會顯示內嵌預覽畫面。如要解決這個問題，您可以將報表升級至 Looker Studio Pro。
  • Looker Studio 會檢查主旨和訊息欄位是否含有不當內容，如果偵測到不當內容，可能會禁止你建立或更新排程。

已排定傳送時間的 Google Chat 有哪些限制？

預定 Google Chat 傳送作業有下列限制：

  • 您必須是 Looker Studio Pro 使用者，才能使用 Chat 安排提交作業。
  • 你必須是報表的擁有者或編輯者，才能安排報表傳送時間。
  • 您只能為自己加入的 Google Chat 聊天室安排報表。
  • 您只能為貴機構的 Google Chat 使用者排定報告。
  • 您可以使用 Google Chat 安排傳送作業，最多可傳送給 10 位使用者和 10 個 Chat 聊天室。如要傳送給更多收件者，請建立其他時間表。
  • 您無法在透過 Google Chat 傳送報表時，依收件者電子郵件地址篩選。

為什麼我的報表沒有送達？

如果報表未依照您設定的時間表傳送，可能是發生下列其中一項問題。

  • 如果下載的報表含有錯誤，系統就不會傳送報表。確認報表是否可以手動下載。
  • 如果您使用 Looker Studio Pro，管理員可以限制您可傳送內容的收件者。如果排程的至少一位收件者受到限制，系統就不會傳送該排程。Looker Studio 會在「View Schedule」對話方塊中顯示錯誤訊息，並向上次編輯時間表的使用者傳送警告電子郵件。移除所有受限制的收件者，即可恢復排定傳送時間。