Puedes programar el envío periódico de informes de Looker Studio en PDF a tu dirección y a las de tus colaboradores. El PDF puede incluir un enlace al informe original.
Crear una programación de envío en Looker Studio
Para crear una nueva programación de envío de correos en Looker Studio, sigue estos pasos:
- Accede al informe cuyo envío quieras programar.
- Haz clic en Compartir y, a continuación, en Programar envío
. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear programación. - (Opcional) Introduce una lista de destinatarios. La persona que crea la alerta siempre se incluye en la lista de destinatarios.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
- Indica la fecha y la hora en las que quieras comenzar a enviar el informe.
- Usa las opciones de Repetir para definir la frecuencia de envío. Si quieres crear una programación personalizada para enviar un informe (por ejemplo, todos los martes y jueves, o el viernes cada dos semanas), selecciona Personalizada.
- Haz clic en Programar.
Crear una programación de entrega en Looker Studio Pro
Para crear una nueva programación de envío de correos en Looker Studio Pro, sigue estos pasos:
- Accede al informe cuyo envío quieras programar.
- Haz clic en Compartir y, a continuación, en Programar envío . Si es la primera vez que creas una programación para este informe, haz clic en Añadir programación en el cuadro de diálogo que aparece. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear programación.
- En el campo Destino, selecciona Correo.
- (Opcional) Introduce una lista de destinatarios. La persona que crea la alerta siempre se incluye en la lista de destinatarios. Nota: El administrador de Looker Studio Pro puede restringir los destinatarios permitidos. Si introduces un destinatario restringido, Looker Studio mostrará un mensaje de error hasta que lo quites.
- (Opcional) Introduce un asunto y un mensaje personalizados.
- No puede definir un asunto y un mensaje personalizados para los informes de la carpeta De mi propiedad. Para solucionar este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
- Indica la fecha y la hora en las que quieras comenzar a enviar el informe.
- Usa las opciones de Repetir para definir la frecuencia de envío. Si quieres crear una programación personalizada para enviar un informe (por ejemplo, todos los martes y jueves, o el viernes cada dos semanas), selecciona Personalizada.
- Haz clic en Programar.
Cómo funciona el envío programado de correos
El envío programado por correo te permite enviar periódicamente un informe adjunto en PDF, una vista previa de la primera página del informe y un enlace para ver el informe completo. Puedes incluir a otros destinatarios introduciendo sus direcciones una a una, o bien uno o varios alias de correo de grupos.
Cambiar los filtros de una programación
De forma predeterminada, la versión en PDF de un informe usa las propiedades de los ajustes del control de filtros predeterminados del informe.
Para cambiar los valores del control de filtros de una programación, edita la programación y selecciona la pestaña Filtros. En esta pestaña verás todos los controles y los periodos del informe. Puedes cambiar los valores del control de filtros, pero no puedes añadir ni eliminar controles.
Si modificas los valores predeterminados de un filtro en un informe, ese cambio no influirá en los valores de los filtros de las programaciones del informe. Sin embargo, si quitas un filtro de un informe, también se quitará de todas las programaciones del informe.
Editar una programación
- Acceda al informe cuyo envío quiera volver a programar.
- Arriba a la derecha, selecciona Compartir y, a continuación, Programar envío .
- (En Looker Studio Pro) Selecciona una programación.
- Haz clic en Más
. - Selecciona Editar.
- Introduce los nuevos detalles de la programación.
- Haz clic en Guardar.
Detener o eliminar una programación
Las programaciones están activadas de forma predeterminada. Para detener el envío automático de informes, puedes pausar o eliminar la programación siguiendo estos pasos:
- Consulta el informe.
- En la parte superior derecha, haz clic en Compartir y, a continuación, en Programar envío .
- (En Looker Studio Pro) Selecciona una programación.
- Haz clic en Más .
- Si tienes Looker Studio Pro, puedes pausar la programación cambiando el estado de Activo a Inactivo.
- Para eliminar la programación, haz clic en Eliminar programación
.
Enviar una programación inmediatamente
Funciones de Looker Studio Pro
Los usuarios de Looker Studio Pro pueden utilizar las características y funciones que se describen en esta sección.
Para enviar inmediatamente un informe programado, sigue estos pasos:
- Consulta el informe.
- En la parte superior derecha, haz clic en Compartir y, a continuación, en Programar envío .
- Selecciona una programación.
- Haz clic en Enviar ahora.
Programar el envío de informes por Google Chat (función de Looker Studio Pro)
Funciones de Looker Studio Pro
Los usuarios de Looker Studio Pro pueden utilizar las características y funciones que se describen en esta sección.
Si tienes Looker Studio Pro, puedes enviar informes a usuarios concretos y a espacios de Chat siguiendo estos pasos:
- Accede al informe cuyo envío quieras programar.
- Arriba a la derecha, selecciona Compartir y, a continuación, Programar envío .
- (En Looker Studio Pro) En el campo Destino, selecciona Google Chat.
(Opcional) Introduce una lista de destinatarios.
Introduce un asunto y un mensaje personalizados.
- No puede definir un asunto y un mensaje personalizados para los informes de la carpeta De mi propiedad. Para solucionar este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
(Opcional) Selecciona las páginas del informe que quieras incluir.
Indica la fecha y la hora en las que quieras comenzar a enviar el informe.
Elige la frecuencia de envío.
Haz clic en Guardar.
Puedes aplicar filtros a una programación de envío por Chat igual que harías con una programación de envío por correo.
Cómo funciona el envío por Google Chat programado
El envío por Google Chat programado consiste en la publicación de un mensaje para los usuarios o los espacios de los destinatarios. El mensaje se publica desde la cuenta de Google Chat del remitente de la programación. El mensaje incluye lo siguiente:
- El informe en PDF adjunto
- Un enlace Ver en Looker Studio
- El enlace Anular suscripción, con el que se puede dar de baja al usuario o al espacio para que deje de recibir la programación.
Añadir varias programaciones (función de Looker Studio Pro)
Si tienes Looker Studio Pro, puedes añadir varias programaciones a un mismo informe.
- Arriba a la derecha, selecciona Compartir y, a continuación, Programar envío .
- Si el informe no tiene ninguna programación, se te pedirá que crees una.
- Si el informe tiene al menos una programación, Looker Studio mostrará una lista con todas las programaciones de ese informe.
- Haz clic en Añadir programación.
Cada informe puede tener hasta 200 programaciones. Cualquier usuario que sea propietario o editor del informe puede añadir o editar programaciones en el informe. El usuario que haya editado la programación más recientemente, lo que incluye activar el interruptor Activo, será el remitente de la programación.
Filtrar por dirección de correo del destinatario (función de Looker Studio Pro)
Si tienes Looker Studio Pro, puedes personalizar los datos de los informes programados que se envían por correo. Para usar esta función, primero debes especificar un campo de dirección de correo por cada fuente de datos del informe que quieras personalizar. Al crear o editar la programación, verás la opción Filtrar los datos del informe entregado por la dirección de correo del destinatario.
Límites y solución de problemas
En las siguientes secciones se describen las limitaciones de los envíos programados y algunos pasos habituales para solucionar problemas.
Cuotas de envío programado de correos
Looker Studio limita el número de destinatarios a los que un usuario puede enviar correos programados al día y al mes.
Si tienes Looker Studio Pro, no se aplican estas cuotas. Si tu organización usa Google Workspace, las cuotas son más altas. Consulta la siguiente tabla para obtener más información:
| Tipo de cuenta | Particular | Google Workspace | Looker Studio Pro |
|---|---|---|---|
| Límite de correos diarios | 200 | 500 | Ilimitado |
| Límite mensual de correos | 800 | 3000 | Ilimitado |
Ten en cuenta las siguientes limitaciones relativas a las cuotas:
- Si superas una de las cuotas, no se enviarán más correos desde tu cuenta.
- No es posible consultar el progreso de cada cuota.
- Los informes de la carpeta De mi propiedad se consideran personales y están sujetos a cuotas. Para solucionar este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
Limitaciones de los envíos por correo programados
Los envíos por correo programados tienen las siguientes limitaciones:
- No se pueden incluir más de 50 direcciones de destinatarios.
- La persona que haya creado la programación siempre se incluye en la lista de destinatarios. Los demás destinatarios son opcionales.
- Los correos programados pueden incluir una vista previa del informe de 5 páginas como máximo. El PDF adjunto incluye todas las páginas seleccionadas.
- La programación de envío se basa en la zona horaria de tu sistema operativo. y no se puede cambiar en Looker Studio.
- Al editar una programación, no podrás añadir filtros que no estén ya presentes en el informe ni eliminar filtros del informe.
- No puedes editar ni enviar pruebas de programaciones inactivas.
- Si no tienes Looker Studio Pro, cada informe solo podrá tener una programación. Si tienes Looker Studio Pro, cada informe podrá tener hasta 200 programaciones.
- Solo puedes crear varias programaciones para aquellos informes en los que el propietario del informe tenga Looker Studio Pro.
- Si cambias de Looker Studio Pro a Looker Studio, la programación de envío por correo más antigua seguirá activa en los informes. Las programaciones adicionales de ese informe pasarán a estar inactivas.
- La entrega de correos programada no funciona con datos protegidos mediante niveles de acceso basados en IP con Controles de Servicio de VPC. Esto se debe a que Looker Studio no transfiere la dirección IP del destinatario del correo cuando ve el informe.
- Solo puedes usar la opción Enviar ahora si tienes Looker Studio Pro. Además, no puedes enviar un informe inmediatamente si se encuentra en la carpeta De mi propiedad. Para solucionar este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- Solo puedes definir un asunto y un mensaje personalizados si tienes Looker Studio Pro. Además, no puedes definir un asunto y un mensaje personalizados para los informes de la carpeta De mi propiedad. Para solucionar este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- Tus informes solo mostrarán una vista previa insertada si tienes Looker Studio Pro. Además, las vistas previas insertadas no se mostrarán en los informes de la carpeta De mi propiedad. Para solucionar este problema, puedes actualizar un informe a Looker Studio Pro.
- Looker Studio comprueba si hay contenido potencialmente inadecuado en los campos de asunto y mensaje, y puede impedir que crees o actualices una programación si detecta contenido inadecuado.
Limitaciones de los envíos por Google Chat programados
El envío por Google Chat programado tiene las siguientes limitaciones:
- Debes ser usuario de Looker Studio Pro para programar envíos por Chat.
- Debes ser el propietario o editor del informe cuyos envíos quieras programar.
- Solo puedes programar el envío de informes a los espacios de Google Chat de los que formes parte.
- Solo puedes programar el envío de informes a usuarios de Google Chat de tu organización.
- Puedes programar el envío por Google Chat a un máximo de 10 usuarios y 10 espacios de Chat. Para enviar mensajes a más destinatarios, programa más envíos.
- Al enviar informes por Google Chat, no puedes filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario.
¿Por qué no se ha enviado el informe?
Si los informes no se envían según la programación que has configurado, puede deberse a uno de los siguientes problemas.
- Si el informe descargado contiene un error, no se enviará. Asegúrate de que el informe se pueda descargar manualmente sin problemas.
- Si tienes Looker Studio Pro, tu administrador puede restringir los destinatarios a los que puedes enviar contenido. Si se restringe al menos un destinatario de una programación, esta no se enviará. Looker Studio mostrará un error en el cuadro de diálogo Ver programación y enviará un correo de advertencia al último usuario que haya editado la programación. Quita los destinatarios restringidos para reanudar el envío programado.