Le filtrage par adresse e-mail consiste à comparer l'adresse de l'utilisateur connecté à un champ de votre source de données contenant les adresses e-mail valides. Pour chaque ligne de vos données, le filtre vérifie si l'adresse e-mail de l'utilisateur correspond à l'adresse indiquée dans cette ligne.
Examinez les données suivantes :
| Données | |
|---|---|
| alan@example.com | abc |
| mary@example.com | cde |
| alan@example.com | efg |
| mary@example.com | ghi |
Si ces données sont filtrées par adresse e-mail et qu'un utilisateur alan@example.com consulte le rapport filtré, il ne verra que les données abc et efg. Si un autre utilisateur, mary@example.com, consulte le même rapport, il voit les données cde et ghi.
Cette approche fonctionne si une relation individuelle existe entre les lecteurs et les données. Mais que faire si vous souhaitez également que l'utilisateur manager@example.com puisse voir les données ? En d'autres termes, vous avez besoin qu'un grand nombre de personnes voient les mêmes lignes de données (une relation de plusieurs à plusieurs).
Le filtrage par adresse e-mail ne fonctionne qu'avec une seule adresse par ligne. Vous ne pouvez donc pas inclure une liste d'adresses e-mail dans le champ Adresse e-mail. Par exemple, inclure une liste d'adresses e-mail dans le champ Adresse e-mail comme suit ne fonctionnera pas:
| Données | |
|---|---|
| alan@example.com, manager@example.com, vp@example.com, bigwig@customer.com | abc |
Solution: Utiliser la combinaison des données
Vous pouvez créer une relation de type "plusieurs à plusieurs" entre les adresses e-mail et vos données si vous combinez vos données avec un tableau d'adresses, en utilisant n'importe quel champ commun comme clé d'association.
Exemple de stand de fruits
Vous gérez une entreprise de fruits et légumes et vous souhaitez montrer à vos commerciaux leurs résultats respectifs au niveau des différents stands de fruits qu'ils gèrent. Plusieurs commerciaux peuvent gérer plusieurs stands. Pour filtrer les données afin que vos commerciaux ne voient que les données qui les concernent, suivez les étapes ci-dessous.
Étape 1: Créez un tableau de liste de contrôle d'accès
Au cours de cette étape, vous allez créer un tableau de liste de contrôle d'accès (LCA) contenant les adresses e-mail des commerciaux autorisés, associées à un champ de données (un nom de stand de fruits) pouvant être utilisé comme clé de jointure dans la combinaison.
| Adresse e-mail du commercial | Clé de jointure |
|---|---|
| salesrep1@example.com | Stand de fruits A |
| salesrep2@example.com | Stand de fruits A |
| salesrep1@example.com | Stand de fruits B |
| salesrep2@example.com |
Stand de fruits C |
Tableau de liste de contrôle d'accès (LCA)
Notez que l'utilisateur salesrep1@example.com peut consulter les données sur le stand de fruits A et le stand de fruits B, tandis que l'utilisateur salesrep2@example.com peut consulter les données sur le stand de fruits A et le stand de fruits C.
Étape 2: Créer le tableau de données
Le tableau de données indique les ventes réalisées par chaque commercial sur chaque stand de fruits.
| Stand de fruits | Fruit | Ventes |
|---|---|---|
| Stand de fruits A | Apple | 50 |
| Stand de fruits A | Banane | 26 |
| Stand de fruits A | Orange | 20 |
| Stand de fruits A | Poire | 93 |
| Stand de fruits B | Apple | 98 |
| Stand de fruits B | Banane | 86 |
| Stand de fruits B | Orange | 7 |
| Stand de fruits B | Poire | 85 |
| Stand de fruits C | Apple | 21 |
| Stand de fruits C | Banane | 61 |
| Stand de fruits C | Orange | 3 |
| Stand de fruits C | Poire | 78 |
Tableau de données
Étape 3: Appliquer le filtre d'adresses e-mail au tableau LCA
Pour appliquer le filtre d'adresses e-mail au tableau LCA, procédez comme suit:
- Modifiez la source de données du tableau LCA.
- Cliquez sur FILTRER PAR ADRESSE E-MAIL.
- Sélectionnez le champ Adresse e-mail du commercial pour le filtre.
Étape 4: Combiner le tableau LCA avec le tableau de données
Enfin, combinez le tableau de données avec le tableau LCA. Comme nous souhaitons ajouter l'adresse e-mail du commercial en tant que colonne au tableau de données, nous allons commencer par ce tableau, puis effectuer une jointure gauche avec le tableau LCA.
Si vous n'appliquez aucun filtre d'adresses e-mail, vous verrez tous les enregistrements des deux commerciaux. En revanche, lorsque le filtre d'adresses e-mail est appliqué, les données résultant de la combinaison du tableau LCA et du tableau des données de ventes sont filtrées en fonction du commercial qui consulte le rapport. Voici ce que chaque commercial verra lorsqu'il consultera le rapport:
Le commercial 1 voit ce qui suit:
| Données | Fruit | Ventes |
|---|---|---|
| Stand de fruits A | Apple | 50 |
| Stand de fruits A | Banane | 26 |
| Stand de fruits A | Orange | 20 |
| Stand de fruits A | Poire | 93 |
| Stand de fruits B | Apple | 98 |
| Stand de fruits B | Banane | 86 |
| Stand de fruits B | Orange | 7 |
| Stand de fruits B | Poire | 85 |
Le commercial 2 voit ce qui suit:
| Données | Fruit | Ventes |
|---|---|---|
| Stand de fruits A | Banane | 26 |
| Stand de fruits A | Orange | 20 |
| Stand de fruits A | Apple | 50 |
| Stand de fruits A | Poire | 93 |
| Stand de fruits C | Banane | 61 |
| Stand de fruits C | Orange | 3 |
| Stand de fruits C | Apple | 21 |
| Stand de fruits C | Poire | 78 |