El filtrado por dirección de correo electrónico funciona comparando la dirección del usuario que accedió con un campo de tu fuente de datos que contiene direcciones de correo electrónico válidas. Para cada fila de tus datos, el filtro verifica si la dirección de correo electrónico del usuario coincide con la dirección de esa fila.
Considera los siguientes datos:
| Correo electrónico | Datos |
|---|---|
| alan@example.com | abc |
| mary@example.com | cde |
| alan@example.com | efg |
| mary@example.com | ghi |
Si estos datos se filtran por dirección de correo electrónico y un usuario alan@example.com ve el informe filtrado, este usuario solo verá los datos abc y efg. Si otro usuario, mary@example.com, ve el mismo informe, este usuario ve los datos cde y ghi.
Este enfoque funciona si existe una relación uno a uno entre los usuarios y los datos. Pero, ¿qué sucede si también quieres que el usuario manager@example.com vea los datos? Es decir, quieres que muchas personas vean las mismas filas de datos (una relación muchos a muchos).
Como el filtrado por correo electrónico funciona solo en una dirección por fila, no puedes incluir una lista de direcciones de correo electrónico en el campo Correo electrónico. Por ejemplo, no funcionará incluir una lista de direcciones de correo electrónico en el campo Correo electrónico de la siguiente manera:
| Correo electrónico | Datos |
|---|---|
| alan@example.com, administrador@example.com, vicepresidente@example.com, gran jefe@cliente.com | abc |
Solución: Usa la combinación de datos
Para crear una relación de varios a varios entre las direcciones de correo electrónico y tus datos, combina una tabla de direcciones con tus datos y usa cualquier campo común como clave de unión.
Ejemplo de puesto de frutas
Administras una empresa de productos agrícolas y quieres mostrarles a tus representantes de ventas cómo se desempeñan en los distintos puestos de frutas que atienden. Varios vendedores pueden atender varios stands. Para filtrar los datos de modo que tus vendedores solo vean sus datos, puedes hacer lo siguiente:
Paso 1: Crea una tabla de lista de control de acceso
En este paso, crearás una tabla de lista de control de acceso (LCA) que contenga las direcciones de correo electrónico de los vendedores autorizados, junto con un campo de datos (un nombre de puesto de venta de frutas) que se pueda usar como clave de unión en la combinación.
| Correo electrónico del representante de ventas | Clave de unión |
|---|---|
| salesrep1@example.com | Puesto de frutas A |
| salesrep2@example.com | Puesto de frutas A |
| salesrep1@example.com | Puesto de frutas B |
| salesrep2@example.com |
Puesto de frutas C |
Tabla de lista de control de acceso (LCA)
Ten en cuenta que el usuario salesrep1@example.com puede ver los datos de la frutería A y la frutería B, mientras que el usuario salesrep2@example.com puede ver los datos de la frutería A y la frutería C.
Paso 2: Crea la tabla de datos
La tabla de datos realiza un seguimiento de las ventas que cada representante realizó en cada puesto de frutas.
| Puesto de frutas | Fruta | Ventas |
|---|---|---|
| Puesto de frutas A | Apple | 50 |
| Puesto de frutas A | Banana | 26 |
| Puesto de frutas A | Naranja | 20 |
| Puesto de frutas A | Pera | 93 |
| Puesto de frutas B | Apple | 98 |
| Puesto de frutas B | Banana | 86 |
| Puesto de frutas B | Naranja | 7 |
| Puesto de frutas B | Pera | 85 |
| Puesto de frutas C | Apple | 21 |
| Puesto de frutas C | Banana | 61 |
| Puesto de frutas C | Naranja | 3 |
| Puesto de frutas C | Pera | 78 |
Tabla de datos
Paso 3: Aplica el filtro de correo electrónico a la tabla de ACL
Para aplicar el filtro de correo electrónico a la tabla de ACL, completa estos pasos:
- Edita la fuente de datos de la tabla de LCA.
- Haz clic en FILTRAR POR CORREO ELECTRÓNICO.
- Selecciona el campo Sales Rep Email para el filtro.
Paso 4: Combina la tabla de ACL con la tabla de datos
Por último, combina la tabla de datos con la tabla de ACL. Como queremos agregar de forma eficaz el correo electrónico del representante de ventas como una columna a la tabla de datos, comenzaremos por ella y, luego, uniremos a la izquierda la tabla de ACL.
Si no aplicas ningún filtro de correo electrónico, verás todos los registros de ambos representantes de ventas. Sin embargo, con el filtro de correo electrónico aplicado, la combinación de la tabla de ACL con la tabla de datos de ventas filtra esos datos según el vendedor que ve el informe. Esto es lo que cada representante vería cuando vea el informe:
El representante de ventas 1 ve lo siguiente:
| Datos | Fruta | Ventas |
|---|---|---|
| Puesto de frutas A | Apple | 50 |
| Puesto de frutas A | Banana | 26 |
| Puesto de frutas A | Naranja | 20 |
| Puesto de frutas A | Pera | 93 |
| Puesto de frutas B | Apple | 98 |
| Puesto de frutas B | Banana | 86 |
| Puesto de frutas B | Naranja | 7 |
| Puesto de frutas B | Pera | 85 |
El representante de ventas 2 ve lo siguiente:
| Datos | Fruta | Ventas |
|---|---|---|
| Puesto de frutas A | Banana | 26 |
| Puesto de frutas A | Naranja | 20 |
| Puesto de frutas A | Apple | 50 |
| Puesto de frutas A | Pera | 93 |
| Puesto de frutas C | Banana | 61 |
| Puesto de frutas C | Naranja | 3 |
| Puesto de frutas C | Apple | 21 |
| Puesto de frutas C | Pera | 78 |