Las fuentes de datos nuevas que creas mientras editas un informe se incorporan en el informe. Cuando compartes o copias el informe, otros editores también pueden editar la fuente de datos. Aun así, puedes crear fuentes de datos separadas y reutilizables.
Fuentes de datos incorporadas y reutilizables
Las fuentes de datos pueden ser incorporadas o reutilizables. Los informes pueden incluir fuentes de datos incorporadas y reutilizables.
Las fuentes de datos que creas mientras editas un informe se incorporan en el informe. Para editar una fuente de datos incorporada, debes hacerlo en ese informe. Las fuentes de datos incorporadas facilitan la colaboración en informes y fuentes de datos. Cualquier persona que pueda editar el informe también puede editar la fuente de datos y modificar su conexión. Cuando compartes o copias el informe, también se comparten o copian las fuentes de datos incorporadas.
Las fuentes de datos que creas desde la página principal son reutilizables. Puedes reutilizar estas fuentes de datos en diferentes informes. Las fuentes de datos reutilizables te permiten crear y compartir un modelo de datos coherente en toda tu organización. Solo las personas con las que compartes la fuente de datos reutilizable pueden editarla. Solo el propietario de las credenciales de la fuente de datos puede modificar la conexión.
Beneficios de las fuentes de datos incorporadas
Cuando compartes o copias un informe, todas sus fuentes de datos incorporadas se comparten o copian junto con él. No es necesario que compartas las fuentes de datos por separado. Tener tus fuentes de datos incorporadas en el informe reduce la cantidad de recursos que necesitas administrar, ya que todas tus fuentes de datos pueden estar contenidas en un solo informe.
Administración de datos y fuentes de datos incorporadas
Si bien las fuentes de datos incorporadas simplifican la colaboración, también pueden permitir que los usuarios accedan a datos y metadatos potencialmente sensibles. Si te preocupa controlar estrictamente el acceso a los datos y los metadatos, considera ocultar o quitar los campos no utilizados de la fuente de datos incorporada, o bien usar fuentes de datos reutilizables en tus informes.
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Cómo saber si una fuente de datos es incorporada o reutilizable
Si puedes ver la fuente de datos en la lista Fuentes de datos de la página principal, significa que es reutilizable.
Mientras editas un informe, en el menú, haz clic en Recursos > Administrar las fuentes de datos agregadas. Verás el tipo que se muestra en la primera columna.
Cómo editar una fuente de datos incorporada
Cualquier persona que pueda editar un informe también puede editar sus fuentes de datos incorporadas.
Compartir informes que contienen fuentes de datos incorporadas
El tipo de fuente de datos no influye cuando compartes un informe con acceso de lectura. Ya sean incorporadas o reutilizables, las credenciales de datos controlan quién puede ver los datos en el informe.
Cuando compartes un informe con acceso de edición, las personas con las que lo compartes pueden usar cualquier fuente de datos incorporada que hayas agregado para modificar el informe. Los editores de informes también pueden modificar la fuente de datos incorporada.
Cómo convertir una fuente de datos incorporada en una fuente de datos reutilizable
Si conviertes una fuente de datos incorporada en reutilizable, podrás administrarla como un activo independiente. De forma predeterminada, los editores del informe actual podrán editar la nueva fuente de datos reutilizable, pero puedes desactivar esa opción durante el proceso de copia.
- Edita tu informe.
- En el menú, haz clic en Recursos > Administrar las fuentes de datos agregadas.
- Busca la fuente de datos incorporada y, luego, a la derecha, haz clic en Hacer reutilizable.
Cómo copiar un informe con una fuente de datos incorporada
Cuando copias un informe con fuentes de datos incorporadas, la copia incluye esas fuentes de datos. Cuando copias un informe, no se copian las fuentes de datos reutilizables que se agregaron a él.
Si una fuente de datos incorporada usa las credenciales del propietario, pero la persona que copia el informe no es el propietario de esas credenciales, no se copiará la fuente de datos. Los gráficos de la copia que se basan en esa fuente de datos mostrarán un error que te pedirá que corrijas la fuente de datos faltante.
Puedes copiar una fuente de datos incorporada en un informe de la siguiente manera:
- Edita tu informe.
- En el menú, selecciona Recursos > Administrar las fuentes de datos agregadas.
- Busca la fuente de datos y, luego, haz clic en Copiar.
Historial de versiones y fuentes de datos incorporadas
El historial de versiones de la fuente de datos incorporada se incluye en el historial de versiones del informe. Para restablecer una versión anterior de tu fuente de datos integrada, sigue estos pasos:
- Edita tu informe.
- Selecciona Archivo > Ver historial de versiones.
- Selecciona una versión anterior del informe y, luego, haz clic en Restablecer esta versión.