Para filtrar por dirección de correo electrónico, se compara la dirección del usuario que ha iniciado sesión con un campo de su fuente de datos que contenga direcciones de correo válidas. Para cada fila de los datos, el filtro comprueba si la dirección de correo del usuario coincide con la dirección de esa fila.
Tomemos los siguientes datos:
| Correo electrónico | Datos |
|---|---|
| alan@example.com | abc |
| mary@example.com | cde |
| alan@example.com | efg |
| mary@example.com | ghi |
Si estos datos se filtran por dirección de correo y un usuario alan@example.com ve el informe filtrado, solo verá los datos abc y efg. Si otro usuario, mary@example.com, ve el mismo informe, verá los datos cde y ghi.
Este enfoque funciona si hay una relación de uno a uno entre los usuarios y los datos. Pero, ¿qué ocurre si también quieres que el usuario manager@example.com vea los datos? Es decir, queremos que muchas personas vean las mismas filas de datos (una relación de muchos a muchos).
Como el filtro por correo electrónico solo funciona con una dirección por fila, no es posible incluir una lista de direcciones de correo en el campo Correo. Por ejemplo, no funcionará si incluye una lista de direcciones de correo en el campo Correo de la siguiente manera:
| Correo electrónico | Datos |
|---|---|
| alberto@example.com, jefe@example.com, vicepresidente@example.com, mandamas@cliente.com | abc |
Solución: usar la combinación de datos
Puedes crear una relación de muchos a muchos entre las direcciones de correo y tus datos si combinas una tabla de direcciones con tus datos utilizando cualquier campo común como clave de combinación.
Ejemplo: un puesto de fruta
Supongamos que gestionas una empresa productora y quieres mostrarle a cada uno de tus representantes de ventas su rendimiento en los distintos puestos de fruta a los que da servicio. Varios representantes pueden dar servicio a varios puestos. Para filtrar los datos y que cada representante vea solamente los suyos, puede hacer lo siguiente:
Paso 1: Crear una tabla como lista de control de acceso
En este paso, deberá crear como lista de control de acceso (LCA) una tabla que contenga las direcciones de correo de los representantes de ventas autorizados, en paralelo con un campo de datos (el nombre de un puesto de fruta) que se pueda usar como clave de combinación a la hora de combinar los datos.
| Correo del representante de ventas | Clave de unión |
|---|---|
| salesrep1@example.com | Puesto de fruta A |
| salesrep2@example.com | Puesto de fruta A |
| salesrep1@example.com | Puesto de fruta B |
| salesrep2@example.com |
Puesto de fruta C |
Tabla de lista de control de acceso (LCA)
Ten en cuenta que el usuario salesrep1@example.com puede ver los datos de los puestos de fruta A y B, mientras que el usuario salesrep2@example.com puede ver los datos de los puestos de fruta A y C.
Paso 2: Crea la tabla de datos
En la tabla de datos se hace un seguimiento de las ventas que ha conseguido cada representante en cada puesto de fruta.
| Puesto de fruta | Fruta | Ventas |
|---|---|---|
| Puesto de fruta A | Apple | 50 |
| Puesto de fruta A | Amarillo huevo | 26 |
| Puesto de fruta A | Orange | 20 |
| Puesto de fruta A | Pera | 93 |
| Puesto de fruta B | Apple | 98 |
| Puesto de fruta B | Amarillo huevo | 86 |
| Puesto de fruta B | Orange | 7 |
| Puesto de fruta B | Pera | 85 |
| Puesto de fruta C | Apple | 21 |
| Puesto de fruta C | Amarillo huevo | 61 |
| Puesto de fruta C | Orange | 3 |
| Puesto de fruta C | Pera | 78 |
Tabla de datos
Paso 3: Aplicar el filtro de correo a la tabla de LCA
Para aplicar el filtro de correo a la tabla de LCA, sigue estos pasos:
- Edite la fuente de datos de la tabla de LCA.
- Haz clic en FILTRAR POR CORREO.
- Seleccione el campo Correo electrónico del representante de ventas para el filtro.
Paso 4: Combinar la tabla de LCA con la tabla de datos
Por último, combina la tabla de datos con la tabla de LCA. Como queremos añadir el correo del representante de ventas como columna a la tabla de datos, empezaremos con ella y la uniremos por la izquierda a la tabla de LCA.
Si no se aplica ningún filtro de correo, verás todos los registros de los dos representantes de ventas. Sin embargo, si se aplica el filtro de correo, al combinar la tabla de LCA con la tabla de datos de ventas, los datos se filtrarán según el representante de ventas que esté viendo el informe. Esto es lo que vería cada representante al consultar el informe:
El representante de ventas 1 ve esto:
| Datos | Fruta | Ventas |
|---|---|---|
| Puesto de fruta A | Apple | 50 |
| Puesto de fruta A | Amarillo huevo | 26 |
| Puesto de fruta A | Orange | 20 |
| Puesto de fruta A | Pera | 93 |
| Puesto de fruta B | Apple | 98 |
| Puesto de fruta B | Amarillo huevo | 86 |
| Puesto de fruta B | Orange | 7 |
| Puesto de fruta B | Pera | 85 |
El representante de ventas 2 ve esto:
| Datos | Fruta | Ventas |
|---|---|---|
| Puesto de fruta A | Amarillo huevo | 26 |
| Puesto de fruta A | Orange | 20 |
| Puesto de fruta A | Apple | 50 |
| Puesto de fruta A | Pera | 93 |
| Puesto de fruta C | Amarillo huevo | 61 |
| Puesto de fruta C | Orange | 3 |
| Puesto de fruta C | Apple | 21 |
| Puesto de fruta C | Pera | 78 |