Jika Anda belum menggunakan Cloud Identity atau Google Workspace, mungkin karyawan organisasi Anda telah menggunakan akun konsumen untuk mengakses layanan Google. Beberapa akun konsumen ini mungkin menggunakan alamat email perusahaan, seperti alice@example.com, sebagai alamat email utama atau alternatif.
Dokumen ini menjelaskan cara mengeluarkan, atau menyingkirkan, jenis akun konsumen ini dengan menghapus alamat email perusahaan dari akun tersebut. Meskipun akun konsumen masih ada, menghapus alamat email perusahaan dapat membantu Anda mengurangi risiko manipulasi psikologis. Selama akun konsumen memiliki alamat email yang tampak tepercaya seperti alice@example.com, pemilik akun dapat meyakinkan karyawan atau partner bisnis saat ini untuk memberi mereka akses ke resource yang tidak boleh mereka akses.
Atau, dengan memigrasikan akun konsumen, Anda dapat mempertahankan akun ini dan mengubahnya menjadi akun terkelola. Namun, mungkin ada beberapa akun yang tidak ingin Anda migrasikan, seperti berikut:
- Akun konsumen yang digunakan oleh mantan karyawan.
- Akun konsumen yang digunakan oleh karyawan yang tidak seharusnya mengakses layanan Google.
- Akun konsumen yang pemiliknya tidak dapat Anda kenali.
Sebelum memulai
Untuk menghapus akun konsumen yang melakukan pelanggaran, Anda harus memenuhi prasyarat berikut:
- Anda telah mengidentifikasi rencana orientasi yang sesuai dan telah menyelesaikan semua prasyarat untuk menggabungkan akun pengguna yang sudah ada.
- Anda telah membuat akun Cloud Identity atau Google Workspace.
Alamat email utama atau alternatif akun konsumen harus sesuai dengan salah satu domain yang telah Anda tambahkan ke akun Cloud Identity atau Google Workspace Anda. Domain primer dan sekunder memenuhi syarat, tetapi domain alias tidak didukung.
Proses
Cara kerja penghapusan akun konsumen yang tidak diinginkan mirip dengan memigrasikan akun konsumen, tetapi cara ini didasarkan pada pembuatan akun bentrok yang sengaja. Diagram berikut menggambarkan prosesnya. Kotak pada Administrator menunjukkan tindakan yang diambil administrator Cloud Identity atau Google Workspace; kotak persegi panjang di Pemilik akun pengguna menunjukkan tindakan yang hanya dapat dilakukan oleh pemilik akun konsumen.
Menemukan akun pengguna yang tidak dikelola
Anda dapat menggunakan alat transfer untuk pengguna yang tidak dikelola guna menemukan akun konsumen yang menggunakan alamat email utama yang cocok dengan salah satu domain terverifikasi dari akun Cloud Identity atau Google Workspace Anda.
Buat akun bentrok
Jika Anda telah mengidentifikasi akun konsumen yang ingin dihapus, lakukan hal berikut:
Buat akun pengguna di Cloud Identity atau Google Workspace yang memiliki alamat email perusahaan yang sama dengan akun yang ingin Anda keluarkan.
Jika akun konsumen menggunakan alamat email perusahaan sebagai alamat email utama, Konsol Admin akan memperingatkan Anda tentang konflik yang akan terjadi. Karena Anda sengaja membuat akun bentrok, pilih Buat pengguna baru.
Karena Anda tidak ingin akun pengguna terkelola tersebut digunakan, tetapkan sandi acak.
Hapus akun pengguna yang baru saja Anda buat.
Dengan membuat akun bentrok dan segera menghapusnya, Anda memaksa pemilik untuk mengganti nama akun pengguna tersebut. Namun, Anda tidak akan memperlihatkan layar surat suara kepada pemilik tersebut yang meminta mereka untuk memilih antara akun terkelola dan konsumen.
Mengganti nama akun pengguna
Untuk pemilik akun pengguna yang dikeluarkan, saat berikutnya mereka login, mereka akan melihat pesan berikut:
Seperti yang disarankan dalam screenshot, pengguna memiliki tiga opsi untuk melanjutkan:
- Mengonversi akun pengguna menjadi akun Gmail.
- Mengaitkan alamat email yang berbeda dengan akun tersebut.
- Menunda penggantian nama. Sementara itu, hal ini menyebabkan akun pengguna menggunakan
alamat email
gtempaccount.comsementara.
Semua konfigurasi dan data yang dibuat menggunakan akun konsumen ini tidak akan terpengaruh oleh penggantian nama tersebut.
Praktik terbaik
Sebaiknya, lakukan praktik terbaik berikut saat Anda menghapus akun konsumen yang tidak diinginkan:
- Pastikan pengguna yang terpengaruh tidak dapat lagi menerima email di alamat email perusahaan (sebelumnya). Jika tidak, pengguna mungkin dapat mengurungkan penggantian nama dan mengalihkan alamat email utama kembali ke alamat email perusahaan.
- Cegah pengguna lain mendaftar ke akun konsumen baru dengan menyediakan akun pengguna secara proaktif ke Cloud Identity atau Google Workspace.
Langkah berikutnya
- Tinjau cara menilai akun pengguna yang sudah ada.
- Pelajari cara menghapus alamat email perusahaan dari akun Gmail.