Preparar una cuenta de Google Workspace o Cloud Identity

Last reviewed 2024-07-11 UTC

En este documento se describe cómo crear una cuenta de Cloud Identity o Google Workspace y cómo prepararla para una implementación en producción.

Antes de empezar

Para preparar tu cuenta de Cloud Identity o Google Workspace, debes hacer lo siguiente:

Para cada cuenta de Cloud Identity o Google Workspace que debas crear, asegúrate de lo siguiente:

Para completar el proceso de registro de una nueva cuenta de Cloud Identity o Google Workspace, también necesitas la siguiente información:

  • Un número de teléfono y una dirección de correo de contacto. Google usa este número de teléfono y esta dirección para ponerse en contacto contigo en caso de que haya algún problema con tu cuenta.

  • Una dirección de correo electrónico para la primera cuenta de usuario superadministrador. La dirección de correo electrónico debe usar el dominio DNS principal y no debe utilizarse en una cuenta de consumidor.

    Si tienes previsto configurar la federación más adelante, selecciona una dirección de correo que se corresponda con un usuario de tu proveedor de identidades (IdP) externo.

Para crear una cuenta de Cloud Identity o Google Workspace, es posible que tengas que colaborar con varios equipos y partes interesadas de tu organización. Por ejemplo:

  • Administradores de DNS. Para verificar los dominios DNS principales y secundarios, debes tener acceso de administrador a ambas zonas DNS.
  • Si utilizas un IdP externo, los administradores de tu IdP externo.
  • Futuros administradores de la organización Google Cloud .

Proceso para preparar una cuenta

El siguiente diagrama de flujo muestra el proceso para preparar tu cuenta de Cloud Identity o Google Workspace. Como se indica en los dos lados del diagrama, el proceso puede requerir la colaboración de diferentes equipos.

Preparar una cuenta de Cloud Identity o Google Workspace.

  1. Regístrate en Cloud Identity o Google Workspace. Durante el proceso de registro, debes proporcionar un número de teléfono y una dirección de correo de contacto, el dominio principal que quieras usar y el nombre de usuario de la primera cuenta de superadministrador.

  2. Verifica la propiedad de tu dominio principal creando un registro TXT o CNAME en la zona DNS correspondiente de tu servidor DNS.

  3. Añade los dominios secundarios que quieras a la cuenta de Cloud Identity o Google Workspace.

  4. Verifica la propiedad de los dominios secundarios creando registros TXT o CNAME en las zonas DNS correspondientes de tu servidor DNS.

  5. Protege tu cuenta configurando los ajustes de seguridad.

  6. Crea una configuración predeterminada para las cuentas de usuario.

Acceder de forma segura a tu cuenta

Durante el proceso de registro, creas un primer usuario en tu cuenta de Cloud Identity o Google Workspace. Esta cuenta de usuario tiene privilegios de superadministrador y acceso completo a la cuenta de Cloud Identity o Google Workspace.

Necesitas privilegios de superadministrador para completar la configuración inicial de tu cuenta de Cloud Identity o Google Workspace. Una vez que hayas completado la configuración inicial, serán pocas las ocasiones en las que necesites privilegios de superadministrador. Sin embargo, para asegurar la continuidad del negocio, es importante que tú y otro personal autorizado mantengáis el acceso de superadministrador a la cuenta de Cloud Identity o de Google Workspace:

Para asegurarte de que tienes este acceso, haz lo siguiente:

Para obtener información sobre cómo proteger las cuentas de superadministrador, consulta el artículo Prácticas recomendadas para cuentas de superadministrador. Para asegurarte de que tu cuenta está protegida correctamente, sigue nuestra lista de comprobación de seguridad para medianas y grandes empresas.

Configurar los ajustes predeterminados de las cuentas de usuario

Cloud Identity y Google Workspace admiten varios ajustes que te ayudan a proteger las cuentas de usuario:

Para minimizar el esfuerzo administrativo, lo mejor es configurar estos ajustes para que se apliquen de forma predeterminada a los nuevos usuarios. Puedes configurar ajustes predeterminados en los siguientes niveles:

  1. Global: un ajuste global se aplica a todos los usuarios, pero tiene la prioridad más baja.
  2. Unidad organizativa (UO): un ajuste configurado para una UO se aplica a todos los usuarios de la UO y a las UOs secundarias, y anula un ajuste global.
  3. Grupo: un ajuste configurado por grupo se aplica a todos los miembros del grupo y anula los ajustes de la unidad organizativa y los globales.

Crear una estructura de UOs

Si creas una estructura de unidades organizativas, puedes segmentar las cuentas de usuario de tu cuenta de Cloud Identity o Google Workspace en conjuntos independientes para que sean más fáciles de gestionar.

Si usas Cloud Identity junto con un IdP externo, puede que no sea necesario crear unidades organizativas personalizadas. En su lugar, puedes usar una combinación de ajustes globales y específicos de un grupo:

  • Mantener todas las cuentas de usuario en la UO predeterminada.
  • Para controlar quién tiene permiso para acceder a determinados servicios de Google, crea grupos específicos, como Google Cloud Users and Google Ads Users, en tu proveedor de identidades externo. Aprovisiona estos grupos en Cloud Identity y aplícales la configuración predeterminada adecuada. Después, puedes controlar el acceso modificando las pertenencias a grupos en tu proveedor de identidades externo.

Si algunos o todos tus usuarios utilizan Google Workspace, es probable que necesites una estructura de UOs personalizada, ya que algunos de los ajustes específicos de Google Workspace no se pueden aplicar por grupo. Si usas un proveedor de identidades externo, lo mejor es que la estructura de la unidad organizativa sea sencilla, como se indica a continuación:

  • Crea una estructura de UO básica que te permita asignar licencias, elegir la ubicación geográfica de tus datos y controlar el almacenamiento de datos complementarios automáticamente. En el resto de los ajustes, te recomendamos que los apliques por grupo.
  • Configura tu proveedor de identidades externo para que los nuevos usuarios se asignen automáticamente a la unidad organizativa correcta.
  • Crea grupos específicos, como Google Cloud Users and Google Ads Users, en tu proveedor de identidades externo. Aprovisiona estos grupos en Google Workspace y aplícales la configuración predeterminada adecuada. Después, puedes controlar el acceso modificando la pertenencia a grupos en tu proveedor de identidades externo.

Impacto de la unidad organizativa predeterminada en la migración de cuentas

Si has identificado cuentas de consumidor que quieres migrar a Cloud Identity o Google Workspace, la unidad organizativa predeterminada tiene un papel especial. Si migras una cuenta de consumidor a Cloud Identity o Google Workspace, esa cuenta siempre se colocará en la unidad organizativa predeterminada y no formará parte de ningún grupo.

Para migrar una cuenta de consumidor, debes iniciar una transferencia de cuenta. El propietario de la cuenta de consumidor debe aprobar esta transferencia. Como administrador, tienes un control limitado sobre cuándo puede dar su consentimiento el propietario, por lo que puedes completar la transferencia.

Cuando se complete la transferencia, todos los ajustes aplicados a la UO predeterminada se aplicarán a la cuenta de usuario migrada. Asegúrate de que estos ajustes concedan un nivel de acceso básico a los servicios de Google para que el empleado asociado pueda trabajar sin problemas.

Prácticas recomendadas

Cuando prepares tu cuenta de Cloud Identity o Google Workspace, sigue estas prácticas recomendadas:

Siguientes pasos