Administratoreinstellungen – Geplante E-Mails

Datenrichtlinie per E-Mail

Wenn Sie Looker-Inhalte per E-Mail senden, können Sie angeben, ob der Inhalt an die E-Mail angehängt oder in den E-Mail-Text eingebettet oder ob Sie einen Link zum Inhalt in Looker oder beides angeben möchten.

Auf der Seite Geplante E-Mails, die über das Steuerfeld Verwaltung unter Benachrichtigungen und Zeitpläne aufgerufen werden kann, können Looker-Administratoren eine Datenfreigaberichtlinie festlegen, die für alle neuen und vorhandenen einmaligen und geplanten E-Mail-Zustellungen gilt, die die native E-Mail-Zieladresse von Looker verwenden. Diese Richtlinie gilt nicht für E-Mails, die über andere native Ziele oder integrierte Dienste von Looker über den Looker Action Hub oder einen Hub für benutzerdefinierte Aktionen gesendet werden.

Die ausgewählte Datenrichtlinie für E-Mails ist eine Einstellung, die für alle neuen und vorhandenen einmaligen oder geplanten E-Mail-Zustellungen gilt. Die Einstellung kann nicht auf Modellebene oder für bestimmte einmalige oder geplante E-Mail-Zustellungen verwaltet werden.

Die Richtlinie zu per E-Mail gesendeten Daten enthält eine von drei Optionen für die Zustellung per E-Mail:

  • Nur Link senden: E-Mails enthalten nur einen Link. Zum Ansehen des geplanten Looks oder Dashboards ist eine Looker-Anmeldung erforderlich. Diese Option wird von Looker für die Übermittlung sensibler Daten empfohlen.
  • Nur Daten senden: Datentabellen und -visualisierungen können angehängt oder in E-Mails eingebettet werden.
  • Links und Daten senden: Datentabellen und -visualisierungen können angehängt oder in E-Mails eingebettet werden. Benutzer können für jede Lieferung einen Link zurück zu Looker hinzufügen.

Standardoptionen für die Datenrichtlinie per E‑Mail

Wenn Sie von Looker 7.6 oder einer früheren Looker-Version auf Looker 7.8 oder höher aktualisieren, ist für Instanzen standardmäßig die Option Links und Daten senden ausgewählt.

Wenn Sie die Option Nur Link senden ausgewählt haben und die Übermittlung von Looks und Dashboards per E-Mail einrichten, enthält das Planer Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten der E-Mail-Empfänger, zum Definieren des Triggers oder der Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen.

Unten im Planer finden Sie unter Summary (Zusammenfassung) die Einstellungen für die Zustellung.

Die E-Mail enthält die folgenden Informationen:

  • Der Name der Bereitstellung im Betreff der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des Dashboards, Looks oder explorativen Datenanalyse, der gesendet wird. Looker empfiehlt, keine sensiblen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Ein Link zu Vollständiges Dashboard ansehen (für Dashboard-Übermittlungen) oder Vollständigen Bericht ansehen (für Look- oder Explore-Lieferungen).
  • Eine Nachricht, dass Sie sich laut Looker-Administrator in Looker anmelden müssen, um die geplanten Inhalte aufzurufen.
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat.

Um den Inhalt aufzurufen, müssen Nutzer, die auf den per E-Mail gesendeten Link klicken, sich in Looker anmelden und Berechtigungen für den Zugriff auf das Modell haben, auf dem der Inhalt basiert. Per E-Mail versendete Lieferungen von Zeitplänen, die für eingebettete Inhalte erstellt werden, enthalten keine Links zurück zu Looker .

Nur Daten senden

Wenn Sie die Option Nur Daten senden ausgewählt haben und die Übermittlung von Lookbooks und Dashboards per E-Mail einrichten, enthält der Zeitplaner Felder, in denen Sie die Übermittlung benennen, E-Mail-Empfänger auflisten, ein Format für die Daten auswählen, den Auslöser oder die Häufigkeit der Übermittlung definieren und zusätzliche erweiterte Planungsoptionen festlegen können.

Sie können die Übermittlungseinstellungen im Pop-up Senden oder Planen unten in der Zusammenfassung prüfen.

Die E-Mail-Zustellung enthält Folgendes:

  • Der Name der Datenlieferung in der Betreffzeile der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des gelieferten Dashboards, Looks oder Explores. Looker empfiehlt, keine sensiblen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Entweder ein Dateianhang mit dem Looker-Inhalt oder eingebettete Daten im E-Mail-Text, je nach ausgewähltem Datenformat.
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat

Jeder, der die E-Mail erhält, kann sich die eingebetteten oder angehängten Inhalte ansehen.

Wenn die Option Links und Daten senden ausgewählt ist und Sie die Übermittlung von Looks und Dashboards an E-Mails einrichten, enthält das Planer Felder zum Benennen der Zustellung, zum Auflisten der E-Mail-Empfänger, zur Auswahl eines Datenformats, zum Definieren des Triggers oder der Häufigkeit der Zustellung und zum Festlegen zusätzlicher erweiterter Planungsoptionen. Dazu gehört auch die Auswahl, ob Links zurück zum Looker-Inhalt im Text der E-Mail aufgenommen werden sollen.

Sie können die Übermittlungseinstellungen im Pop-up Senden oder Planen unten in der Zusammenfassung prüfen.

Die E-Mail-Zustellung umfasst Folgendes:

  • Der Name der Bereitstellung im Betreff der E-Mail. Standardmäßig ist dies der Titel des Dashboards, Looks oder explorativen Datenanalyse, der gesendet wird. Looker empfiehlt, keine sensiblen Daten oder Informationen im Titel von Looker-Inhalten zu verwenden.
  • Entweder ein Dateianhang mit dem Looker-Inhalt oder eingebettete Daten im E-Mail-Text, je nach ausgewähltem Datenformat.
  • Ein Link zu Vollständiges Dashboard ansehen (für Dashboard-Übermittlungen) oder Vollständigen Bericht ansehen (für Look- oder Explore-Lieferungen).
  • Der Nutzer, der die Inhalte gesendet oder geplant hat.

Jeder, der die E-Mail erhält, kann sich die eingebetteten oder angehängten Inhalte ansehen. Der Empfänger muss sich jedoch in Looker anmelden, um die Looker-Inhalte aufzurufen, die über die E-Mail verlinkt sind. Per E-Mail versendete Lieferungen von Zeitplänen, die für eingebettete Inhalte erstellt werden, enthalten keine Links zurück zu Looker .

Option für Datenrichtlinien per E-Mail ändern

Auch wenn für Ihre Looker-Instanz eine Standardoption für Datenrichtlinien per E-Mail ausgewählt ist, die auf den Instanzeinstellungen vor dem Update auf Looker 7.8 basiert, können Looker-Administratoren diese Standardeinstellung jederzeit ändern. Dazu müssen sie im Bereich Admin unter Benachrichtigungen und Zeitpläne die Seite Geplante E-Mails aufrufen.

Wenn Sie Ihre Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten ändern, funktionieren vorhandene automatisierte Workflows, die zur Verwendung von E-Mail eingerichtet sind, möglicherweise nicht mehr. Administratoren sollten sich bei ihren Nutzern erkundigen, ob diese Einstellungen vorgenommen wurden, und entscheiden, wie sie Änderungen an der E-Mail-Datenrichtlinie verwalten möchten.

Bei der Entscheidung, ob Sie die Optionen für Richtlinien für E-Mail-Daten umstellen möchten, müssen Sie möglicherweise weitere Überlegungen und Kompromisse berücksichtigen. In der folgenden Tabelle wird allgemein gezeigt, was mit einer geplanten Zustellung passiert, wenn Administratoren die Richtlinienoptionen für per E-Mail gesendete Daten der Instanz ändern.

Alte Datenrichtlinie per E‑Mail Was wird ausgeliefert? Neue Richtlinie für per E-Mail gesendete Daten Was geliefert wird
Nur Link senden Link zurück zum Looker-Inhalt Nur Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Der Link wird durch eine eingebettete Datenvisualisierung oder einen angehängten Datei ersetzt.

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang
Nur Link senden Link zurück zum Looker-Inhalt Links und Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option, Links automatisch einzubeziehen

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein angehängter Anhang und die Option zum Einfügen von Links werden automatisch ausgewählt.
Nur Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang Nur Link senden Vorhandene Zeitpläne: Ein Link zu Looker-Inhalten ersetzt das Einbetten; keine Datei wird angehängt.

Neue Übermittlungen: Verknüpfung mit Looker-Inhalten
Nur Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang Links und Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option, Links automatisch einzubeziehen

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und die Option, Links automatisch hinzuzufügen
Links und Daten senden Eingebettete Daten oder ein angehängter Anhang sowie die Möglichkeit, Links zu Looker-Inhalten einzufügen Nur Link senden Bestehende Zeitpläne: Link zurück zum Looker-Inhalt

Neue Übermittlungen: Verknüpfung mit Looker-Inhalten
Links und Daten senden Eingebettete Daten oder ein Dateianhang und Option, Links zurück zu Looker-Inhalten einzufügen Nur Daten senden Vorhandene Zeitpläne: Eingebettete Daten oder ein Dateianhang

Neue Übermittlungen: Eingebettete Daten oder ein angehängter Anhang

Wenn Sie zur Option Nur Link senden wechseln, enthalten alle neuen einmaligen und geplanten E-Mail-Zustellungen nur Links zu Looker und den Titel der Looker-Inhalte, keine eingebetteten oder angehängten Looker-Inhalte.

Bei vorhandenen Zeitplänen werden ebenfalls nur Links an Looker gesendet, auch wenn der Zeitplan zuvor so eingerichtet war, dass Daten und Visualisierungen gesendet wurden.

Vorhandene Zeitpläne aus einer Looker-Instanz, für die die Richtlinie Links und Daten senden für per E-Mail gesendete Datenrichtlinien aktiviert war, bei denen das Kästchen Links einfügen jedoch nicht im Zeitplan aktiviert war, werden nicht zugestellt. Diese Zeitpläne werden auf der Seite Planerverlauf im Admin-Steuerfeld angezeigt. Dabei wird ein Fehler angezeigt, der darauf hinweist, dass die Option zum Einbinden von Links in geplanten E-Mails aktiviert sein muss, wenn eine Richtlinie „Nur Link senden“ aktiviert ist. Der Zeitplan muss neu erstellt werden, um den Fehler zu beheben. Durch das Duplizieren des ungültigen Zeitplans wird der Fehler nicht behoben.

Externe Empfänger

Auf der Seite Geplante E-Mails im Bereich Benachrichtigungen und Zeitpläne des Menüs Verwaltung können Sie Daten im Blick behalten, die von Looker an Nichtnutzer gesendet werden. Auf der Seite Geplante E-Mails werden alle E-Mail-Adressen aufgeführt, an die Looks oder Dashboards gesendet werden sollen, die aber keinem Nutzerkonto Ihrer Looker-Instanz zugeordnet sind.

Die auf der Seite angezeigte Tabelle der externen E-Mail-Adressen enthält die folgenden Informationen:

Spalte Definition
E-Mail Die externe E-Mail-Adresse.
Geplant für Der Look oder das Dashboard, der bzw. das an die externe E-Mail-Adresse gesendet werden soll. Jeder Eintrag in dieser Spalte ist ein Link zum Look oder Dashboard.
Geplant von Der Name des Looker-Benutzers, der den Zeitplan erstellt hat.