Impostazioni amministratore - Email programmate

Norme relative ai dati inviati per email

Quando invii contenuti di Looker tramite email, puoi specificare se i contenuti sono allegati all'email o incorporati nel corpo dell'email oppure puoi fornire un link ai contenuti in Looker o entrambi.

La pagina Email pianificate, accessibile dal pannello Amministrazione in Avvisi e pianificazioni, consente agli amministratori di Looker di impostare una norma di condivisione dei dati che si applica a tutte le distribuzioni via email una tantum e pianificate nuove ed esistenti che utilizzano la destinazione email nativa di Looker. Queste norme non si applicano alle email inviate utilizzando altre destinazioni native di Looker o servizi integrati tramite l 'hub azioni di Looker o un hub azioni personalizzato.

Le Norme sui dati inviati via email selezionate sono un'impostazione che si applica a tutte le consegne email una tantum o pianificate nuove ed esistenti. L'impostazione non può essere gestita a livello di modello o per invii email specifici una tantum o pianificati.

Le norme relative ai dati inviati per email includono una delle tre opzioni per le distribuzioni via email:

  • Invia solo link: le email includeranno solo un link e sarà necessario eseguire l'accesso a Looker per visualizzare il Look o la dashboard pianificati. Looker consiglia questa opzione per la distribuzione di dati sensibili.
  • Invia solo dati: le tabelle e le visualizzazioni di dati possono essere allegate o incorporate nelle email.
  • Invia link e dati: le tabelle e le visualizzazioni di dati possono essere allegate o incorporate nelle email. Gli utenti possono scegliere di includere link a Looker per ogni consegna.

Opzioni predefinite per le norme relative ai dati inviati per email

Dopo l'aggiornamento a Looker 7.8+ da Looker 7.6 o da una versione precedente di Looker, le istanze avranno l'opzione Invia link e dati selezionata per impostazione predefinita.

Se è selezionata l'opzione Invia solo il link, quando configuri le distribuzioni di look e dashboard via email, lo strumento di pianificazione contiene campi per assegnare un nome alla distribuzione, elencare i destinatari email, definire il trigger o la frequenza della distribuzione e specificare opzioni di pianificazione avanzate aggiuntive.

Puoi controllare il Riepilogo nella parte inferiore dello strumento di pianificazione per verificare le impostazioni di pubblicazione.

L'email conterrà le seguenti informazioni:

  • Il nome della distribuzione nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, è il titolo della dashboard, del look o dell'esplorazione che viene distribuito. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di qualsiasi contenuto di Looker.
  • Un link per Visualizzare la dashboard completa (per le distribuzioni di dashboard) o Visualizzare il report completo (per le distribuzioni di look o esplorazioni).
  • Un messaggio che indica che l'amministratore di Looker richiede l'accesso a Looker per visualizzare i contenuti pianificati.
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Per visualizzare i contenuti, gli utenti che fanno clic sul link inviato via email devono accedere a Looker e disporre delle autorizzazioni per accedere al modello su cui si basano i contenuti. Gli invii via email dagli orari creati sui contenuti incorporati non includeranno link a Looker .

Invia solo i dati

Se è selezionata l'opzione Invia solo i dati, quando configuri le distribuzioni di look e dashboard via email, lo strumento di pianificazione contiene campi per assegnare un nome alla distribuzione, elencare i destinatari email, scegliere un formato per i dati, definire il trigger o la frequenza della distribuzione e specificare opzioni di pianificazione avanzate aggiuntive.

Puoi controllare il Riepilogo nella parte inferiore del popup Invia o Pianifica per verificare le impostazioni di pubblicazione.

L'email di consegna conterrà:

  • Il nome dell'invio nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, è il titolo della dashboard, del look o dell'esplorazione che viene inviato. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di qualsiasi contenuto di Looker.
  • Un allegato di file contenente i contenuti di Looker o i dati incorporati nel corpo dell'email, a seconda del formato dei dati selezionato.
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Chiunque riceva l'email può visualizzare i contenuti incorporati o allegati.

Se è selezionata l'opzione Invia link e dati, quando configuri le distribuzioni di Look e dashboard via email, lo strumento di pianificazione contiene campi per assegnare un nome alla distribuzione, elencare i destinatari email, scegliere un formato per i dati, definire il trigger o la frequenza della distribuzione e specificare opzioni di pianificazione avanzate aggiuntive, inclusa la scelta di includere o meno i link ai contenuti di Looker nel corpo dell'email.

Puoi controllare il Riepilogo nella parte inferiore del popup Invia o Pianifica per verificare le impostazioni di pubblicazione.

L'email di consegna conterrà:

  • Il nome della distribuzione nella riga dell'oggetto dell'email. Per impostazione predefinita, è il titolo della dashboard, del look o dell'esplorazione che viene distribuito. Looker consiglia di non utilizzare dati o informazioni sensibili nel titolo di qualsiasi contenuto di Looker.
  • Un allegato di file contenente i contenuti di Looker o i dati incorporati nel corpo dell'email, a seconda del formato dei dati selezionato.
  • Un link per Visualizzare la dashboard completa (per le distribuzioni di dashboard) o Visualizzare il report completo (per le distribuzioni di look o esplorazioni).
  • L'utente che ha inviato o programmato i contenuti.

Chiunque riceva l'email può visualizzare i contenuti incorporati o allegati, ma il destinatario deve accedere a Looker per visualizzare i contenuti di Looker collegati dall'email. Gli invii via email dagli orari creati sui contenuti incorporati non includeranno link a Looker .

Modificare l'opzione relativa alle norme relative ai dati inviati per email

Anche se nell'istanza di Looker verrà selezionata un'opzione predefinita per le norme sui dati inviati via email in base alle impostazioni dell'istanza prima di un aggiornamento a Looker 7.8, gli amministratori di Looker possono modificare questa impostazione predefinita in qualsiasi momento accedendo alla pagina Email pianificate nel pannello Amministrazione in Avvisi e pianificazioni.

La modifica delle norme sui dati inviate via email potrebbe interrompere i workflow automatizzati esistenti configurati per l'utilizzo dell'email. Gli amministratori devono verificare con i propri utenti se queste impostazioni sono state configurate e decidere come gestire le modifiche alle norme relative ai dati inviate via email.

Potrebbero esserci ulteriori considerazioni e compromessi da valutare quando decidi se cambiare le opzioni delle norme sui dati inviate via email. La seguente tabella mostra a livello generale cosa succede a una distribuzione pianificata quando gli amministratori cambiano le opzioni dei criteri per i dati inviati via email dell'istanza.

Norme relative ai dati inviati per email precedenti Cosa viene consegnato Nuove norme relative ai dati inviati per email Cosa viene consegnato
Invia solo link Link ai contenuti di Looker Invia solo i dati Pianificazioni esistenti: una visualizzazione dati incorporata o un allegato sostituisce il link.

Nuove consegne: dati incorporati o allegato di un file
Invia solo link Link ai contenuti di Looker Invia link e dati Pianificazioni esistenti: dati incorporati o allegato di un file e opzione per includere automaticamente i link selezionata

Nuove consegne: dati incorporati o allegato di un file e opzione per includere automaticamente i link selezionata
Invia solo i dati Dati incorporati o allegato di un file Invia solo link Pianificazioni esistenti: il link ai contenuti di Looker sostituisce l'incorporamento; non viene allegato alcun file

Nuove pubblicazioni: link ai contenuti di Looker
Invia solo i dati Dati incorporati o allegato di un file Invia link e dati Pianificazioni esistenti: dati incorporati o allegato di un file e opzione per includere automaticamente i link selezionata

Nuove consegne: dati incorporati o allegato di un file e opzione per includere automaticamente i link selezionata
Invia link e dati Dati incorporati o un allegato di file e opzione per includere link ai contenuti di Looker Invia solo link Pianificazioni esistenti: link ai contenuti di Looker

Nuove pubblicazioni: link ai contenuti di Looker
Invia link e dati Dati incorporati o un allegato di file e opzione per includere link ai contenuti di Looker Invia solo i dati Pianificazioni esistenti: dati incorporati o un allegato di file

Nuove consegne: dati incorporati o allegato di un file

Se passi all'opzione Invia solo il link, tutte le distribuzioni via email nuove una tantum e pianificate verranno inviate contenenti solo link a Looker e il titolo dei contenuti di Looker, anziché contenuti di Looker incorporati o allegati.

Anche le pianificazioni esistenti invieranno solo link a Looker , anche se in precedenza erano state configurate per inviare dati e visualizzazioni.

Le pianificazioni esistenti di un'istanza di Looker in cui era stata attivata l'opzione Invia link e dati del criterio relativo ai dati inviati via email, ma non era stata attivata la casella Includi link nella pianificazione, non verranno pubblicate. Queste pianificazioni vengono visualizzate nella pagina Cronologia pianificazioni del riquadro Amministrazione con un errore che indica che l'opzione per includere i link nelle email pianificate deve essere attivata quando è attivato un criterio Invia solo link. Per risolvere l'errore, è necessario ricreare la pianificazione. La duplicazione della pianificazione non valida non risolve il problema.

Destinatari esterni

Puoi utilizzare la pagina Email pianificate nella sezione Avvisi e pianificazioni del menu Amministratore per monitorare i dati inviati da Looker a utenti non registrati. La pagina Email pianificate elenca tutti gli indirizzi email pianificati per ricevere Look o dashboard, ma che non sono associati a uno degli account utente dell'istanza di Looker.

La tabella degli indirizzi email esterni visualizzata nella pagina mostra le seguenti informazioni:

Colonna Definizione
Email L'indirizzo email esterno.
Pianificato per Il look o la dashboard la cui invio è pianificato all'indirizzo email esterno. Ogni voce di questa colonna è un link al Look o alla dashboard.
Pianificato da Il nome dell'utente Looker che ha creato la pianificazione.