Política de dados enviados por e-mail
Ao enviar conteúdo do Looker por e-mail, é possível especificar se ele será anexado ao e-mail ou incorporado ao corpo da mensagem, forneça um link para o conteúdo no Looker ou ambos.
A página E-mails programados, que pode ser acessada no painel Administrador em Alertas e programações, permite que os administradores do Looker definam uma política de compartilhamento de dados que se aplica a todas as entregas de e-mails únicas e programadas que usam o destino de e-mail nativo do Looker. Esta política não se aplica a e-mails enviados usando outros destinos nativos ou serviços integrados do Looker pelo Looker Action Hub ou um hub de ações personalizadas.
A política de dados enviados por e-mail selecionada é uma configuração que se aplica a todas as entregas únicas ou programadas de e-mails novos e atuais. A configuração não pode ser gerenciada no nível do modelo ou para entregas de e-mail específicas ou programadas.
A política de dados enviados por e-mail inclui uma das três opções de entrega de e-mails:
- Enviar apenas o link: os e-mails vão incluir apenas um link e vão exigir um login do Looker para acessar o Look ou o dashboard programado. O Looker recomenda essa opção para entregar dados sensíveis.
- Enviar somente dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails.
- Enviar links e dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails. Os usuários podem optar por incluir links de volta para o Looker em cada envio.
Opções padrão da política de dados enviados por e-mail
Ao atualizar do Looker 7.6 ou uma versão anterior do Looker para o Looker 7.8+, as instâncias terão a opção Enviar links e dados selecionada por padrão.
Enviar apenas o link
Com a opção Enviar apenas link selecionada, quando você estiver configurando envios de Looks e painéis para e-mail, o Programador conterá campos para nomear a entrega, listar os destinatários do e-mail, definir o acionamento ou a frequência da entrega e especificar opções avançadas de agendamento.
Consulte o Resumo na parte inferior do Programador para conferir as configurações de exibição.
A entrega de e-mail contém as seguintes informações:
- O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, é o título do dashboard, Look ou Explore que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo da ferramenta.
- Um link para Visualizar o painel completo (para envios do painel) ou Visualizar relatório completo (para envios "Ver" ou "Explorar").
- Uma mensagem indicando que o administrador do Looker exige que você faça login para acessar o conteúdo programado.
- O usuário que enviou ou programou o conteúdo.
Para acessar o conteúdo, os usuários que clicarem no link enviado por e-mail precisarão fazer login no Looker e ter permissão para acessar o modelo em que o conteúdo se baseia. Entregas por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluirão links para o Looker .
Enviar apenas dados
Com a opção Enviar somente dados selecionada, quando você estiver configurando envios de Looks e painéis para e-mail, o Programador conterá campos para nomear sua entrega, listar os destinatários do e-mail, eleger um formato para os dados, definir o acionamento ou a frequência da entrega e especificar outras opções avançadas de programação.
Confira o Resumo na parte inferior do pop-up Enviar ou Programação para verificar as configurações de entrega.
A entrega de e-mails vai conter:
- O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, é o título do dashboard, Look ou Explore que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo da ferramenta.
- Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
- O usuário que enviou ou programou o conteúdo.
Qualquer pessoa que receber o e-mail pode acessar o conteúdo incorporado ou anexado.
Enviar links e dados
Com a opção Enviar links e dados selecionada, ao configurar envios de Looks e painéis para e-mail, o Programador terá campos para nomear sua entrega, listar os destinatários de e-mail, escolher um formato para os dados, definir o acionador ou a frequência do envio e especificar outras opções avançadas de agendamento, incluindo a opção de incluir links de retorno para o conteúdo do Looker no corpo do e-mail.
Confira o Resumo na parte inferior do pop-up Enviar ou Programação para verificar as configurações de entrega.
A entrega de e-mails vai conter:
- O nome da entrega na linha de assunto do e-mail. Por padrão, é o título do dashboard, Look ou Explore que está sendo entregue. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo da ferramenta.
- Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
- Um link para Visualizar o painel completo (para envios do painel) ou Visualizar relatório completo (para envios "Ver" ou "Explorar").
- O usuário que enviou ou programou o conteúdo.
Qualquer pessoa que recebe o e-mail pode acessar o conteúdo incorporado ou anexado, mas o destinatário precisa fazer login no Looker para conferir o conteúdo do Looker vinculado ao e-mail. Entregas por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluirão links para o Looker .
Como alterar sua opção de política de dados enviados por e-mail
Embora a instância do Looker tenha uma opção de política padrão de dados enviados por e-mail selecionada com base nas configurações anteriores à atualização para o Looker 7.8, os administradores do Looker podem mudar essa definição a qualquer momento acessando a página E-mails programados no painel Administrador em Alertas e programações.
Alterar a política de dados por e-mail pode interromper os fluxos de trabalho automatizados configurados para usar e-mails. Os administradores precisam verificar com os usuários se eles foram configurados e decidir como gerenciar as alterações na política de dados por e-mail.
Talvez haja outras considerações e compensações ao decidir se você vai mudar as opções de política de dados por e-mail. A tabela a seguir mostra de forma geral o que acontece com uma entrega programada quando os administradores mudam as opções de política de dados por e-mail da instância.
| Política de dados enviados por e-mail antiga | O que é entregue | Nova política de dados enviados por e-mail | O que é entregue |
|---|---|---|---|
| Enviar apenas o link | Vincular de volta ao conteúdo do Looker | Enviar apenas dados | Programações atuais: uma visualização de dados incorporada ou um anexo de arquivo substitui o link. Novos envios: dados incorporados ou um anexo de arquivo |
| Enviar apenas o link | Vincular de volta ao conteúdo do Looker | Enviar links e dados | Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionada automaticamente Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente |
| Enviar apenas dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo | Enviar apenas o link | Programações atuais: o link de volta ao conteúdo do Looker substitui o conteúdo incorporado; nenhum arquivo é anexado Novas entregas: vincular o conteúdo do Looker |
| Enviar apenas dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo | Enviar links e dados | Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionada automaticamente Novos envios: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente |
| Enviar links e dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo e opção para incluir links para o conteúdo do Looker | Enviar apenas o link | Programações atuais: vincular de volta ao conteúdo do Looker Novos envios: link de retorno ao conteúdo do Looker |
| Enviar links e dados | Dados incorporados ou um anexo de arquivo e opção para incluir links para o conteúdo do Looker | Enviar apenas dados | Programações atuais: dados incorporados ou um arquivo anexado Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo |
Mudar as entregas para Enviar apenas o link
Se você mudar para a opção Enviar apenas link, todos os e-mails novos e programados serão enviados com apenas links de retorno para o Looker e o título do conteúdo do Looker, em vez de conteúdo incorporado ou anexado do Looker.
As programações atuais também vão enviar somente links de volta para o Looker , mesmo que a programação tenha sido definida anteriormente para enviar dados e visualizações.
As programações de uma instância do Looker que ativou a opção de política de dados enviados por e-mail Enviar links e dados, mas não ativou a caixa Incluir vinculações na programação, não serão entregues. Essas programações aparecem na página Histórico do programador no painel Administrador com um erro indicando que a opção de incluir links em e-mails programados precisa estar ativada quando uma política "Enviar somente link" está ativada. A programação precisa ser recriada para resolver o erro. Copiar a programação inválida não resolverá o problema.
Destinatários externos
Use a página E-mails programados na seção Alertas e programações do menu Administrador para monitorar os dados enviados do Looker para pessoas que não são usuários. A página E-mails programados lista todos os endereços de e-mail que estão programados para receber Looks ou dashboards, mas não estão associados a uma das contas de usuário da sua instância do Looker.
A tabela de endereços de e-mail externos que aparece na página mostra as seguintes informações:
| Coluna | Definição |
|---|---|
| O endereço de e-mail externo. | |
| Programado para | O look ou painel que será enviado para o endereço de e-mail externo. Cada entrada nessa coluna é um link para o visual ou painel. |
| Programado por | O nome do usuário do Looker que criou a programação. |