Configurações do administrador: e-mails programados

Política de dados enviados por e-mail

Ao enviar conteúdo do Looker por e-mail, você pode especificar se ele será anexado ao e-mail ou incorporado ao corpo da mensagem, ou forneça um link para o conteúdo no Looker ou ambos.

A página E-mails programados, acessível no painel Administrador em Alertas e programações, permite que os administradores do Looker definam uma política de compartilhamento de dados que se aplica a todas as entregas de e-mail programadas e únicas novas e atuais que usam o destino de e-mail nativo do Looker. Esta política não se aplica a e-mails enviados usando outros destinos nativos ou serviços integrados do Looker pelo Looker Action Hub ou um hub de ações personalizadas.

A política de dados enviados por e-mail selecionada é uma configuração que se aplica a todas as entregas únicas ou programadas de e-mails novos e atuais. Não é possível gerenciar a configuração no nível do modelo ou para envios de e-mail programados ou únicos específicos.

A política de dados enviados por e-mail inclui uma das três opções de entrega de e-mails:

  • Enviar apenas o link: os e-mails vão incluir apenas um link e vão exigir um login do Looker para visualizar o Look ou o dashboard programado. O Looker recomenda essa opção para fornecer dados sensíveis.
  • Enviar somente dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails.
  • Enviar links e dados: tabelas e visualizações de dados podem ser anexadas ou incorporadas em e-mails. Os usuários podem optar por incluir links para o Looker em cada envio.

Opções padrão da política de dados enviados por e-mail

Ao atualizar do Looker 7.6 ou uma versão anterior do Looker para o Looker 7.8+, as instâncias terão a opção Enviar links e dados selecionada por padrão.

Com a opção Enviar apenas o link selecionada, ao configurar envios de Looks e painéis por e-mail, o Programador vai conter campos para nomear o envio, listar destinatários de e-mail, definir o acionador ou a frequência do envio e especificar outras opções avançadas de programação.

Consulte o Resumo na parte inferior do Programador para conferir as configurações de exibição.

A entrega de e-mail vai conter:

  • O nome do envio na linha de assunto do e-mail: por padrão, é o título do painel, da Análise ou do Looker Explore que está sendo enviado. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de nenhum conteúdo.
  • Um link para Visualizar o painel completo (para envios do painel) ou Visualizar relatório completo (para envios "Ver" ou "Explorar").
  • Uma mensagem indicando que o administrador do Looker exige que você faça login no Looker para acessar o conteúdo programado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Para acessar o conteúdo, os usuários que clicarem no link enviado por e-mail precisam fazer login no Looker e ter permissões para acessar o modelo em que o conteúdo é baseado. Os envios por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluem links de volta ao Looker.

Enviar apenas dados

Com a opção Enviar apenas dados selecionada, quando você estiver configurando envios de Looks e painéis para e-mail, o Programador conterá campos para nomear sua entrega, listar destinatários de e-mail, eleger um formato para os dados, definir o acionamento ou a frequência da entrega e especificar opções avançadas de programação adicionais.

Verifique o Resumo na parte de baixo do pop-up Enviar ou Programar para verificar as configurações de entrega.

A entrega de e-mail vai conter:

  • O nome do envio na linha de assunto do e-mail: por padrão, é o título do painel, da Análise ou do Looker Explore que está sendo enviado. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo da ferramenta.
  • Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que receber o e-mail pode acessar o conteúdo incorporado ou anexado.

Com a opção Enviar links e dados selecionada, ao configurar envios de Looks e painéis para e-mail, o Programador terá campos para nomear sua entrega, listar os destinatários de e-mail, escolher um formato para os dados, definir o acionador ou a frequência do envio e especificar outras opções avançadas de agendamento, incluindo a opção de incluir links de retorno para o conteúdo do Looker no corpo do e-mail.

Confira o Resumo na parte inferior do pop-up Enviar ou Programação para verificar as configurações de entrega.

A entrega de e-mail vai conter:

  • O nome do envio na linha de assunto do e-mail: por padrão, é o título do painel, da Análise ou do Looker Explore que está sendo enviado. O Looker recomenda não usar dados ou informações sensíveis no título de qualquer conteúdo da ferramenta.
  • Um anexo de arquivo com o conteúdo do Looker ou dados incorporados no corpo do e-mail, dependendo do formato de dados selecionado.
  • Um link para Visualizar o painel completo (para envios do painel) ou Visualizar relatório completo (para envios "Ver" ou "Explorar").
  • O usuário que enviou ou programou o conteúdo.

Qualquer pessoa que receber o e-mail pode acessar o conteúdo incorporado ou em anexo, mas o destinatário precisa fazer login no Looker para acessar o conteúdo do Looker vinculado ao e-mail. Os envios por e-mail de programações criadas em conteúdo incorporado não incluem links de volta ao Looker.

Como mudar a opção de política de dados enviada por e-mail

Embora sua instância do Looker tenha uma opção de política padrão de dados enviados por e-mail selecionada com base nas configurações da instância antes de uma atualização para o Looker 7.8, os administradores do Looker podem alterar essa configuração padrão a qualquer momento acessando a página E-mails programados no painel Administrador em Alertas e Programações.

A alteração da política de dados por e-mail pode interromper os fluxos de trabalho automatizados configurados para usar e-mails. Os administradores precisam verificar com os usuários se eles foram configurados e decidir como gerenciar as alterações na política de dados por e-mail.

Talvez você tenha outras considerações e desvantagens para decidir se quer mudar as opções da política de dados por e-mail. A tabela a seguir mostra detalhadamente o que acontece com uma entrega programada quando os administradores mudam as opções de política de dados enviados por e-mail da instância.

Política de dados enviados por e-mail O que é entregue Nova política de dados enviados por e-mail O que é entregue
Enviar apenas o link Vincular de volta ao conteúdo do Looker Enviar apenas dados Programações atuais: uma visualização de dados incorporada ou um anexo de arquivo substitui o link.

Novos envios: dados incorporados ou um arquivo em anexo
Enviar apenas o link Link de retorno para o conteúdo do Looker Enviar links e dados Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionada automaticamente

Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionados automaticamente
Enviar apenas dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo Enviar apenas o link Programações atuais: link de retorno para as substituições incorporadas do conteúdo do Looker. nenhum arquivo foi anexado

Novos envios: link para o conteúdo do Looker
Enviar apenas dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo Enviar links e dados Programações atuais: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links selecionada automaticamente

Novos envios: dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção para incluir links selecionados automaticamente
Enviar links e dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo e a opção de incluir links para o conteúdo do Looker Enviar apenas o link Programações atuais: link de retorno ao conteúdo do Looker

Novos envios: link para o conteúdo do Looker
Enviar links e dados Dados incorporados ou um anexo de arquivo e opção para incluir links de volta para o conteúdo do Looker Enviar apenas dados Programações atuais: dados incorporados ou um arquivo anexado

Novas entregas: dados incorporados ou um anexo de arquivo

Se você estiver mudando para a opção Enviar somente o link, todos os envios de e-mail programados e únicos novos vão conter apenas links para o Looker e o título do conteúdo, em vez de conteúdo incorporado ou anexado.

As programações atuais também vão enviar somente links de volta ao Looker, mesmo que já tenha sido configurada a programação para enviar dados e visualizações.

As programações existentes de uma instância do Looker que ativaram a opção de política de dados Enviar links e dados por e-mail, mas não ativaram a caixa Incluir links na programação, não serão entregues. Essas programações aparecem na página Histórico do programador no painel Administrador com um erro indicando que a opção de incluir links em e-mails programados precisa ser ativada quando uma política de envio de link somente está ativada. A programação precisa ser recriada para resolver o erro. Duplicar a programação inválida não vai resolver o problema.

Destinatários externos

Use a página E-mails programados na seção Alertas e programações do menu Administrador para monitorar os dados enviados do Looker para pessoas que não são usuários. A página E-mails programados lista todos os endereços de e-mail programados para receber visualizações ou painéis, mas que não estão associados a uma das suas contas de usuário da instância do Looker.

A tabela de endereços de e-mail externos que aparece na página mostra as seguintes informações:

Coluna Definição
E-mail O endereço de e-mail externo.
Programado para O Look ou o dashboard que está programado para ser enviado ao endereço de e-mail externo. Cada entrada nesta coluna é um link para o Look ou o dashboard.
Programado por O nome do usuário do Looker que criou a programação.