Paramètres Admin – E-mails planifiés

Règles concernant les données envoyées par e-mail

Lorsque vous diffusez du contenu Looker par e-mail, vous pouvez spécifier si le contenu est joint à l'e-mail ou intégré dans le corps de l'e-mail. Vous pouvez également fournir un lien vers le contenu dans Looker ou les deux.

La page E-mails programmés, accessible depuis le panneau Admin sous Alertes et programmations, permet aux administrateurs Looker de définir une règle de partage de données qui s'applique à tous les envois d'e-mails ponctuels et programmés, nouveaux et existants, qui utilisent la destination d'e-mail native de Looker. Ce règlement ne s'applique pas aux e-mails envoyés à l'aide d'autres destinations natives ou services intégrés de Looker via le Looker Action Hub ou un Action Hub personnalisé.

La Politique de données envoyées par e-mail sélectionnée est un paramètre qui s'applique à toutes les livraisons d'e-mails ponctuelles ou planifiées, nouvelles ou existantes. Ce paramètre ne peut pas être géré au niveau du modèle ni pour des envois d'e-mails ponctuels ou planifiés spécifiques.

Le Règlement concernant les données envoyées par e-mail inclut l'une des trois options suivantes pour les envois par e-mail :

  • Envoyer le lien uniquement : les e-mails ne contiendront qu'un lien et exigeront une connexion à Looker pour afficher le Look ou le tableau de bord programmé. Looker recommande cette option pour la diffusion de données sensibles.
  • Envoyer uniquement les données : les tableaux de données et les visualisations peuvent être joints ou intégrés aux e-mails.
  • Envoyer les liens et les données : les tables de données et les visualisations peuvent être jointes ou intégrées aux e-mails. Les utilisateurs peuvent choisir d'inclure des liens vers Looker pour chaque envoi.

Options par défaut du règlement concernant les données envoyées par e-mail

Lorsque vous passez à Looker 7.8 ou version ultérieure depuis Looker 7.6 ou une version antérieure, l'option Envoyer des liens et des données est sélectionnée par défaut pour les instances.

Lorsque l'option Envoyer le lien uniquement est sélectionnée, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, de lister les destinataires des e-mails, de définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et de spécifier d'autres options de planification avancées lorsque vous configurez l'envoi de Looks et de tableaux de bord par e-mail.

Vous pouvez consulter le récapitulatif en bas du planificateur pour vérifier les paramètres d'envoi.

L'e-mail de confirmation contiendra les informations suivantes :

  • Le nom de l'envoi dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration qui est envoyé. Looker recommande de ne pas utiliser de données ni d'informations sensibles dans le titre de contenu Looker.
  • Un lien Afficher le tableau de bord complet (pour les tableaux de bord envoyés) ou Afficher le rapport complet (pour les Looks ou les explorations envoyés).
  • Un message indiquant que l'administrateur Looker exige que vous vous connectiez à Looker pour afficher le contenu planifié.
  • Utilisateur qui a envoyé ou programmé le contenu.

Pour afficher le contenu, les utilisateurs qui cliquent sur le lien envoyé par e-mail doivent se connecter à Looker et disposer des autorisations nécessaires pour accéder au modèle sur lequel le contenu est basé. Les envois par e-mail à partir de plannings créés sur des contenus intégrés n'incluent pas de liens vers Looker .

Envoyer les données uniquement

Si l'option Envoyer uniquement les données est sélectionnée lorsque vous configurez l'envoi de Looks et de tableaux de bord par e-mail, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, de lister les destinataires des e-mails, de choisir un format pour les données, de définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et de spécifier d'autres options de planification avancées.

Vous pouvez consulter le récapitulatif en bas du pop-up Envoyer ou Programmer pour vérifier les paramètres de distribution.

L'e-mail de confirmation contiendra les informations suivantes :

  • Nom de la diffusion dans l'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration diffusés. Looker recommande de ne pas utiliser de données ni d'informations sensibles dans le titre de contenu Looker.
  • Pièce jointe contenant le contenu Looker ou données intégrées dans le corps de l'e-mail, selon le format de données sélectionné.
  • Utilisateur qui a envoyé ou programmé le contenu.

Toute personne qui reçoit l'e-mail peut consulter le contenu intégré ou joint.

Lorsque l'option Envoyer des liens et des données est sélectionnée, le planificateur contient des champs permettant de nommer votre envoi, de lister les destinataires des e-mails, de choisir un format pour les données, de définir le déclencheur ou la fréquence de l'envoi, et de spécifier d'autres options de planification avancées, y compris de choisir d'inclure ou non des liens vers le contenu Looker dans le corps de l'e-mail, lorsque vous configurez des envois de Looks et de tableaux de bord par e-mail.

Vous pouvez consulter le récapitulatif en bas du pop-up Envoyer ou Programmer pour vérifier les paramètres de distribution.

L'e-mail de confirmation contiendra les informations suivantes :

  • Le nom de l'envoi dans la ligne d'objet de l'e-mail. Par défaut, il s'agit du titre du tableau de bord, de la présentation ou de l'exploration qui est envoyé. Looker recommande de ne pas utiliser de données ni d'informations sensibles dans le titre de contenu Looker.
  • Pièce jointe contenant le contenu Looker ou données intégrées dans le corps de l'e-mail, selon le format de données sélectionné.
  • Un lien Afficher le tableau de bord complet (pour les tableaux de bord envoyés) ou Afficher le rapport complet (pour les Looks ou les explorations envoyés).
  • Utilisateur qui a envoyé ou programmé le contenu.

Toute personne qui reçoit l'e-mail peut consulter le contenu intégré ou joint, mais le destinataire doit se connecter à Looker pour afficher le contenu Looker associé à l'e-mail. Les envois par e-mail à partir de plannings créés sur des contenus intégrés n'incluent pas de liens vers Looker .

Modifier l'option de politique de données envoyée par e-mail

Bien que votre instance Looker ait une option par défaut pour la politique de données envoyées par e-mail sélectionnée en fonction des paramètres de l'instance avant la mise à jour vers Looker 7.8, les administrateurs Looker peuvent modifier ce paramètre par défaut à tout moment en accédant à la page E-mails programmés du panneau Admin sous Alertes et programmations.

Si vous modifiez votre règlement sur les données envoyées par e-mail, vous risquez de perturber les workflows automatisés existants configurés pour utiliser l'e-mail. Les administrateurs doivent vérifier auprès de leurs utilisateurs si ces paramètres ont été configurés et décider comment gérer les modifications apportées au règlement sur les données envoyé par e-mail.

Vous devrez peut-être prendre en compte d'autres éléments et faire d'autres compromis lorsque vous déciderez de modifier les options de la règle relative aux données envoyées par e-mail. Le tableau suivant présente de manière générale ce qui se passe pour un envoi planifié lorsque les administrateurs modifient les options de la règle relative aux données envoyées par e-mail de l'instance.

Ancien règlement concernant les données envoyées par e-mail Éléments fournis Nouveau règlement concernant les données envoyées par e-mail Éléments fournis
Envoyer un lien uniquement Créer un lien vers du contenu Looker Envoyer les données uniquement Programmes existants : une visualisation de données ou une pièce jointe remplacent le lien.

Nouvelles livraisons : données intégrées ou pièce jointe
Envoyer un lien uniquement Créer un lien vers du contenu Looker Envoyer les liens et les données Programmation existante : données intégrées ou pièce jointe, et option d'inclusion de liens automatiquement sélectionnée

Nouvelles livraisons : données intégrées ou pièce jointe, et option d'inclure des liens automatiquement sélectionnée
Envoyer les données uniquement Données intégrées ou pièce jointe Envoyer un lien uniquement Programmations existantes : le lien vers le contenu Looker remplace l'intégration. Aucun fichier n'est joint.

Nouvelles livraisons : lien vers le contenu Looker
Envoyer les données uniquement Données intégrées ou pièce jointe Envoyer les liens et les données Programmation existante : données intégrées ou pièce jointe, et option d'inclusion de liens automatiquement sélectionnée

Nouvelles livraisons : données intégrées ou pièce jointe, et option d'inclure des liens automatiquement sélectionnée
Envoyer les liens et les données Données intégrées ou pièce jointe, et possibilité d'inclure des liens vers le contenu Looker Envoyer un lien uniquement Planifications existantes : lien vers le contenu Looker

Nouvelles livraisons : lien vers le contenu Looker
Envoyer les liens et les données Données intégrées ou pièce jointe, et possibilité d'inclure des liens vers le contenu Looker Envoyer les données uniquement Plannings existants : données intégrées ou pièce jointe

Nouvelles livraisons : données intégrées ou pièce jointe

Si vous passez à l'option Envoyer le lien uniquement, tous les nouveaux envois d'e-mails ponctuels et programmés ne contiendront que des liens vers Looker et le titre du contenu Looker, au lieu de contenu Looker intégré ou joint.

Les plannings existants n'enverront également que des liens vers Looker , même s'ils avaient été configurés pour envoyer des données et des visualisations.

Les programmations existantes d'une instance Looker pour laquelle l'option Envoyer des liens et des données du règlement concernant les données envoyées par e-mail était activée, mais pour laquelle la case Inclure des liens n'était pas cochée, ne seront pas envoyées. Ces plannings s'affichent sur la page Historique du planificateur du panneau Admin avec une erreur indiquant que l'option permettant d'inclure des liens dans les e-mails programmés doit être activée lorsqu'une règle "Envoyer le lien uniquement" est activée. Pour résoudre l'erreur, vous devez recréer la programmation. Dupliquer la programmation non valide ne résoudra pas le problème.

Destinataires externes

Vous pouvez utiliser la page E-mails programmés dans la section Alertes et programmations du menu Admin pour surveiller les données envoyées depuis Looker à des non-utilisateurs. La page E-mails programmés liste toutes les adresses e-mail qui sont programmées pour recevoir des Looks ou des tableaux de bord, mais qui ne sont pas associées à l'un des comptes utilisateur de votre instance Looker.

Le tableau des adresses e-mail externes qui s'affiche sur la page contient les informations suivantes :

Colonne Définition
E-mail Adresse e-mail externe.
Programmé pour le La présentation ou le tableau de bord dont l'envoi est planifié à l'adresse e-mail externe. Chaque entrée de cette colonne est un lien vers la présentation ou le tableau de bord.
Programmé par Nom de l'utilisateur Looker qui a créé la programmation.