Configuración del administrador: Correos electrónicos programados

Política de datos enviados por correo electrónico

Cuando envíes contenido de Looker por correo electrónico, puedes especificar si el contenido está adjunto al correo electrónico o incorporado en el cuerpo del correo, o puedes proporcionar un vínculo al contenido en Looker o ambos.

La página Correos electrónicos programados, a la que se puede acceder desde el panel Administrador en Alertas y programaciones, permite que los administradores de Looker configuren una política de uso compartido de datos que se aplique a todas las entregas de correo electrónico únicas y programadas nuevas y existentes que usan el destino de correo electrónico nativo de Looker. Esta política no se aplica a los correos electrónicos que se envían mediante cualquiera de los otros destinos nativos o servicios integrados de Looker a través del Centro de acciones de Looker o un centro de acciones personalizado.

La Política de datos enviados por correo electrónico seleccionada es un parámetro de configuración que se aplica a todas las entregas de correo electrónico únicas o programadas, nuevas y existentes. El parámetro de configuración no se puede administrar a nivel del modelo ni para publicaciones de correo electrónico únicas o programadas específicas.

La Política de datos enviados por correo electrónico incluye una de las siguientes tres opciones para el envío de correos electrónicos:

  • Enviar solo el vínculo: Los correos electrónicos incluirán solo un vínculo y requerirán que accedas a Looker para ver la vista o el panel programados. Looker recomienda esta opción para entregar datos sensibles.
  • Enviar solo datos: Las visualizaciones y las tablas de datos se pueden adjuntar o incorporar en los correos electrónicos.
  • Envía vínculos y datos: Las tablas y visualizaciones de datos se pueden adjuntar o incorporar en los correos electrónicos. Los usuarios pueden optar por incluir vínculos a Looker para cada publicación.

Opciones predeterminadas de la política de datos enviados por correo electrónico

Después de actualizar a Looker 7.8+ desde Looker 7.6 o una versión anterior de Looker, las instancias tendrán la opción Enviar vínculos y datos seleccionada de forma predeterminada.

Si seleccionas la opción Enviar solo el vínculo, cuando configures las publicaciones de diseños y paneles por correo electrónico, el Programador contendrá campos para nombrar tu publicación, enumerar los destinatarios de correo electrónico, definir el activador o la frecuencia de la publicación y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.

Puedes consultar el Resumen en la parte inferior del programador para comprobar la configuración de publicación.

El envío del correo electrónico incluirá la siguiente información:

  • El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, es el título del panel, la Vista o la Exploración que se está publicando. Looker recomienda no usar datos ni información sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
  • Un vínculo a Ver el panel completo (para publicaciones del panel) o Ver el informe completo (para las publicaciones de la Vista o Explorar).
  • Un mensaje que indica que el administrador de Looker requiere que accedas a Looker para ver el contenido programado.
  • Es el usuario que envió o programó el contenido.

Para ver el contenido, los usuarios que hagan clic en el vínculo enviado por correo electrónico deben acceder a Looker y tener permisos para acceder al modelo en el que se basa el contenido. Las publicaciones por correo electrónico de las programaciones que se crean en el contenido incorporado no incluirán vínculos a Looker .

Enviar solo datos

Con la opción Enviar solo datos seleccionada, cuando configures la entrega de vistas y paneles al correo electrónico, el programador tendrá campos para asignar un nombre a la entrega, enumerar los destinatarios de los correos electrónicos, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.

Puedes consultar el Resumen en la parte inferior de las ventanas emergentes Enviar o Programar para verificar la configuración de la publicación.

El envío del correo electrónico incluirá lo siguiente:

  • Es el nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, es el título del panel, la Vista o la Exploración que se publica. Looker recomienda no usar datos ni información sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
  • Un archivo adjunto con el contenido de Looker o datos incorporados en el cuerpo del correo electrónico, según el formato de datos seleccionado.
  • Es el usuario que envió o programó el contenido.

Cualquier persona que reciba el correo electrónico podrá ver el contenido incorporado o adjunto.

Con la opción Enviar vínculos y datos seleccionada, cuando configures la entrega de Looks y paneles al correo electrónico, el programador tendrá campos para nombrar tu entrega, enumerar los destinatarios de los correos electrónicos, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales, incluida la opción de incluir vínculos al contenido de Looker en el cuerpo del correo electrónico.

Puedes consultar el Resumen en la parte inferior de la ventana emergente Enviar o Programar para verificar la configuración de publicación.

El envío del correo electrónico incluirá lo siguiente:

  • El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, es el título del panel, la Vista o la Exploración que se está publicando. Looker recomienda no usar información ni datos sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
  • Un archivo adjunto con el contenido de Looker o datos incorporados en el cuerpo del correo electrónico, según el formato de datos seleccionado.
  • Un vínculo a Ver el panel completo (para publicaciones del panel) o Ver el informe completo (para las publicaciones de la Vista o Explorar).
  • Es el usuario que envió o programó el contenido.

Cualquier persona que reciba el correo electrónico puede ver el contenido incorporado o adjunto, pero el destinatario debe acceder a Looker para ver el contenido de Looker vinculado desde el correo electrónico. Las publicaciones por correo electrónico de las programaciones que se crean en el contenido incorporado no incluirán vínculos a Looker .

Cambia la opción de política de datos que envías por correo electrónico

Aunque tu instancia de Looker tendrá seleccionada una opción predeterminada de política de datos enviados por correo electrónico según la configuración de la instancia anterior a una actualización a Looker 7.8, los administradores de Looker pueden cambiar este parámetro de configuración predeterminado en cualquier momento desde la página Correos electrónicos programados en el panel Administrador en Alertas y programaciones.

Si cambias tu política de datos por correo electrónico, es posible que se interrumpan los flujos de trabajo automatizados existentes configurados para usar el correo electrónico. Los administradores deben verificar con sus usuarios si se configuraron y decidir cómo administrar los cambios en la política de datos por correo electrónico.

Es posible que haya consideraciones y compensaciones adicionales cuando decidas si cambiar las opciones de la política de datos por correo electrónico. En la siguiente tabla, se muestra de forma general lo que sucede con una publicación programada cuando los administradores cambian las opciones de la política de datos por correo electrónico de la instancia.

Política de datos enviados por correo electrónico anterior Qué se entrega Nueva política de datos enviados por correo electrónico Qué se entrega
Enviar solo vínculo Cómo volver a vincular el contenido de Looker Enviar solo datos Programas existentes: Una visualización de datos incorporados o un archivo adjunto reemplaza el vínculo.

Nuevas publicaciones: Datos incorporados o un archivo adjunto
Enviar solo vínculo Vínculo al contenido de Looker Enviar vínculos y datos Programaciones existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto y la opción de incluir vínculos seleccionados automáticamente

Nuevas publicaciones: Se seleccionan datos incorporados o un archivo adjunto y se selecciona automáticamente la opción para incluir vínculos.
Enviar solo datos Datos incorporados o un archivo adjunto Enviar solo vínculo Programas existentes: El vínculo al contenido de Looker reemplaza al contenido incorporado; no se adjunta ningún archivo

Nuevas publicaciones: Vínculo al contenido de Looker
Enviar solo datos Datos incorporados o un archivo adjunto Enviar vínculos y datos Programaciones existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto y la opción de incluir vínculos seleccionados automáticamente

Nuevas publicaciones: Se seleccionan datos incorporados o un archivo adjunto y se selecciona automáticamente la opción para incluir vínculos.
Enviar vínculos y datos Datos incorporados o un archivo adjunto, y la opción de incluir vínculos al contenido de Looker Enviar solo vínculo Programas existentes: Vincula al contenido de Looker

Publicaciones nuevas: Vincula al contenido de Looker
Enviar vínculos y datos Datos incorporados o un archivo adjunto y opción para incluir vínculos al contenido de Looker Enviar solo datos Programas existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto

Nuevas publicaciones: Datos incorporados o un archivo adjunto

Si te cambias a la opción Enviar solo el vínculo, se enviarán todas las nuevas entregas por correo electrónico únicas y programadas que solo contendrán vínculos a Looker y el título del contenido de Looker, en lugar de contenido incorporado o adjunto de Looker.

Los programas existentes también enviarán solo vínculos a Looker , incluso si el programa se configuró anteriormente para enviar datos y visualizaciones.

No se entregarán las programaciones existentes de una instancia de Looker que habilitaron la opción de la política de datos de correos electrónicos Enviar vínculos y datos, pero que no habilitaron la casilla Incluir vínculos en la programación. Estas programaciones se muestran en la página Historial del programador del panel Administrador con un error que indica que la opción para incluir vínculos en los correos electrónicos programados debe estar habilitada cuando se habilita una política solo de vínculos enviados. Para resolver el error, se debe volver a crear el programa. Duplicar el programa no válido no resolverá el error.

Destinatarios externos

Puedes usar la página Correos electrónicos programados en la sección Alertas y programaciones del menú Administrador para supervisar los datos que se envían desde Looker a los usuarios que no son usuarios. En la página Correos electrónicos programados, se enumeran las direcciones de correo electrónico que están programadas para recibir vistas o paneles, pero que no están asociadas con una de las cuentas de usuario de tu instancia de Looker.

La tabla de direcciones de correo electrónico externas que aparece en la página muestra la siguiente información:

Columna Definición
Correo electrónico La dirección de correo electrónico externa.
Programado para La vista o panel que está programado para enviarse a la dirección de correo electrónico externa. Cada entrada en esta columna es un vínculo a la vista o al panel.
Programada por Es el nombre del usuario de Looker que creó la programación.