Política de datos enviados por correo electrónico
Cuando entregas contenido de Looker por correo electrónico, puedes especificar si el contenido está adjunto al correo electrónico o incorporado en el cuerpo del correo electrónico, o bien puedes proporcionar un vínculo al contenido en Looker , o ambas opciones.
La página Correos electrónicos programados, a la que se puede acceder desde el panel Administrador en Alertas y programaciones, permite que los administradores de Looker establezcan una política de uso compartido de datos que se aplique a todas las entregas de correos electrónicos programados y únicos nuevos y existentes que utilicen el destino de correo electrónico nativo de Looker. Esta política no se aplica a los correos electrónicos que se entregan a través de cualquier otro destino nativo de Looker o servicios integrados a través de Looker Action Hub o un centro de acciones personalizado.
La Política de datos enviada por correo electrónico seleccionada es un parámetro de configuración que se aplica a todas las entregas de correos electrónicos programadas o únicas nuevas y existentes. El parámetro de configuración no se puede administrar a nivel del modelo ni para envíos de correos electrónicos específicos únicos o programados.
La Política de datos enviados por correo electrónico incluye una de las tres opciones para las entregas por correo electrónico:
- Solo enviar vínculo: Los correos electrónicos solo incluirán un vínculo y requerirán que se acceda a Looker para consultar la vista o el panel programados. Looker recomienda esta opción para entregar datos sensibles.
- Enviar solo datos: Las tablas de datos y las visualizaciones se pueden adjuntar o incorporar en los correos electrónicos.
- Enviar vínculos y datos: Las tablas de datos y las visualizaciones se pueden adjuntar o incorporar en los correos electrónicos. Los usuarios pueden optar por incluir vínculos a Looker en cada entrega.
Opciones predeterminadas de la política de datos enviados por correo electrónico
Cuando se actualicen a Looker 7.8 o una versión posterior desde Looker 7.6 o una versión anterior de Looker, las instancias tendrán seleccionada la opción Enviar vínculos y datos de forma predeterminada.
Enviar solo vínculo
Con la opción Enviar solo el vínculo seleccionada, cuando configures las entregas de Looks y paneles por correo electrónico, el Programador contendrá campos para nombrar tu entrega, enumerar los destinatarios de correo electrónico, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior del Programador para verificar la configuración de entrega.
La entrega del correo electrónico contendrá la siguiente información:
- El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, es el título del panel, el Look o la función Explorar que se entrega. Looker recomienda no usar datos ni información sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
- Un vínculo para Ver el panel completo (para las entregas de paneles) o Ver el informe completo (para las entregas de Looks o Exploraciones).
- Un mensaje que indica que el administrador de Looker requiere que accedas a Looker para ver el contenido programado.
- El usuario que envió o programó el contenido.
Para ver el contenido, los usuarios que hagan clic en el vínculo que se envió por correo electrónico deben acceder a Looker y tener permisos para acceder al modelo en el que se basa el contenido. Las entregas por correo electrónico de los programas creados en contenido incorporado no incluirán vínculos que dirijan a Looker .
Enviar solo datos
Con la opción Send Data Only seleccionada, cuando configures las entregas de Looks y paneles por correo electrónico, el programador contendrá campos para nombrar tu entrega, enumerar los destinatarios de correo electrónico, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia de la entrega y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior de la ventana emergente Enviar o Programar para verificar la configuración de entrega.
La entrega del correo electrónico contendrá lo siguiente:
- El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, es el título del panel, la Vista o la Exploración que se entregan. Looker recomienda no usar datos ni información sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
- Un archivo adjunto que contiene el contenido de Looker o datos incorporados en el cuerpo del correo electrónico, según el formato de datos seleccionado
- El usuario que envió o programó el contenido.
Cualquier persona que reciba el correo electrónico podrá ver el contenido adjunto o incorporado.
Enviar vínculos y datos
Con la opción Enviar vínculos y datos seleccionada, cuando configures las entregas de Looks y paneles por correo electrónico, el Programador contendrá campos para nombrar la entrega, enumerar los destinatarios de correo electrónico, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia de la entrega, y especificar opciones de programación avanzadas adicionales, incluida la selección de si se deben incluir vínculos al contenido de Looker en el cuerpo del correo electrónico.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior de la ventana emergente Enviar o Programar para verificar la configuración de entrega.
La entrega del correo electrónico contendrá lo siguiente:
- El nombre de la entrega en el asunto del correo electrónico. De forma predeterminada, es el título del panel, el Look o la función Explorar que se entrega. Looker recomienda no usar datos ni información sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
- Un archivo adjunto que contiene el contenido de Looker o datos incorporados en el cuerpo del correo electrónico, según el formato de datos seleccionado
- Un vínculo para Ver el panel completo (para las entregas de paneles) o Ver el informe completo (para las entregas de Looks o Exploraciones).
- El usuario que envió o programó el contenido.
Cualquier persona que reciba el correo electrónico puede ver el contenido adjunto o incorporado, pero el destinatario debe acceder a Looker para ver el contenido de Looker vinculado desde el correo electrónico. Las entregas por correo electrónico de los programas creados en contenido incorporado no incluirán vínculos que dirijan a Looker .
Cómo cambiar la opción de política de datos que se te envía por correo electrónico
Si bien tu instancia de Looker tendrá seleccionada una opción predeterminada de política de datos enviada por correo electrónico según la configuración de la instancia antes de una actualización a Looker 7.8, los administradores de Looker pueden cambiar este parámetro de configuración predeterminado en cualquier momento. Para ello, deben navegar a la página Correos electrónicos programados en el panel Administrador en Alertas y programaciones.
Si cambias la política de datos que se te envía por correo electrónico, es posible que se interrumpan los flujos de trabajo automatizados existentes configurados para usar el correo electrónico. Los administradores deben consultar a sus usuarios para ver si se configuraron estos parámetros y decidir cómo administrar los cambios en la política de datos que se envía por correo electrónico.
Es posible que haya consideraciones y compensaciones adicionales cuando decidas cambiar las opciones de la política de datos enviadas por correo electrónico. En la siguiente tabla, se muestra de forma general qué sucede con una entrega programada cuando los administradores cambian las opciones de política de datos enviadas por correo electrónico de la instancia.
| Política de datos enviados por correo electrónico anterior | Qué se entrega | Nueva Política de datos enviados por correo electrónico | Qué se entrega |
|---|---|---|---|
| Enviar solo vínculo | Vínculos al contenido de Looker | Enviar solo datos | Programaciones existentes: Una visualización de datos o un archivo adjunto incorporados reemplazan el vínculo. Nuevos envíos: Datos incorporados o un archivo adjunto |
| Enviar solo vínculo | Vínculos al contenido de Looker | Enviar vínculos y datos | Programaciones existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto, y la opción para incluir vínculos seleccionada automáticamente Nuevos envíos: Datos incorporados o un archivo adjunto, y la opción para incluir vínculos seleccionada automáticamente |
| Enviar solo datos | Datos incorporados o un archivo adjunto | Enviar solo vínculo | Existing Schedules: El vínculo al contenido de Looker reemplaza el contenido incorporado; no se adjunta ningún archivo. New Deliveries: Vuelve a vincular el contenido de Looker |
| Enviar solo datos | Datos incorporados o un archivo adjunto | Enviar vínculos y datos | Programaciones existentes: Datos incorporados o un archivo adjunto, y la opción para incluir vínculos seleccionada automáticamente Nuevos envíos: Datos incorporados o un archivo adjunto, y la opción para incluir vínculos seleccionada automáticamente |
| Enviar vínculos y datos | Datos incorporados o un archivo adjunto, y la opción de incluir vínculos al contenido de Looker | Enviar solo vínculo | Existing Schedules: Vínculo al contenido de Looker New Deliveries: Vuelve a vincular el contenido de Looker |
| Enviar vínculos y datos | Datos incorporados o un archivo adjunto, y la opción de incluir vínculos al contenido de Looker | Enviar solo datos | Existing Schedules: Datos incorporados o un archivo adjunto Nuevos envíos: Datos incorporados o un archivo adjunto |
Cómo cambiar la entrega a Enviar solo vínculo
Si cambias a la opción Enviar solo el vínculo, todos los envíos de correos electrónicos nuevos programados y únicos se enviarán con solo vínculos que dirijan a Looker y al título del contenido de Looker, en lugar de contenido de Looker adjunto o incorporado.
Los programas existentes también enviarán solo vínculos a Looker , incluso si anteriormente se habían configurado para enviar datos y visualizaciones.
No se entregarán las programaciones existentes de una instancia de Looker que tenía habilitada la opción de política de datos enviados por correo electrónico Send Links and Data, pero no habilitó la casilla de verificación Include links en la programación. Estos programas se muestran en la página Historial del programador del panel Administrador con un error que indica que se debe habilitar la opción para incluir vínculos en los correos electrónicos programados cuando se habilita una política de Solo enviar vínculo. Para resolver el error, se debe volver a crear la programación. Duplicar la programación no válida no resolverá el error.
Destinatarios externos
Puedes usar la página Correos electrónicos programados en la sección Alertas y programaciones del menú Administrador para supervisar los datos que se envían desde Looker a los usuarios que no son usuarios. En la página Correos electrónicos programados, se enumeran las direcciones de correo electrónico que están programadas para recibir Looks o paneles, pero que no están asociadas con una de las cuentas de usuario de tu instancia de Looker.
En la tabla de direcciones de correo electrónico externas que aparece en la página, se muestra la siguiente información:
| Columna | Definición |
|---|---|
| Correo electrónico | Es la dirección de correo electrónico externa. |
| Programado para | Es el Look o el panel que se programó para enviarse a la dirección de correo electrónico externa. Cada entrada de esta columna es un vínculo al Look o al panel. |
| Programado por | Es el nombre del usuario de Looker que creó la programación. |