Política de datos enviados por correo electrónico
Cuando envías contenido de Looker por correo electrónico, puedes especificar si el contenido se adjunta al correo o se inserta en el cuerpo del mensaje, o bien puedes proporcionar un enlace al contenido en Looker o ambas opciones.
La página Correos programados, a la que se puede acceder desde el panel Administrar, en Alertas y programaciones, permite a los administradores de Looker definir una política de uso compartido de datos que se aplique a todos los envíos de correos únicos y programados, tanto nuevos como actuales, que usen el destino de correo nativo de Looker. Esta política no se aplica a los correos que se envían mediante otros destinos nativos de Looker o servicios integrados a través del Action Hub de Looker o de un Action Hub personalizado.
La política de datos enviados por correo seleccionada es un ajuste que se aplica a todos los envíos de correos únicos o programados, tanto nuevos como ya existentes. Este ajuste no se puede gestionar a nivel de modelo ni para envíos de correos únicos o programados específicos.
La Política de Datos Enviados por Correo Electrónico incluye una de estas tres opciones para las entregas por correo electrónico:
- Enviar solo enlace: los correos solo incluirán un enlace y requerirán que se inicie sesión en Looker para ver el look o el panel programados. Looker recomienda esta opción para enviar datos sensibles.
- Enviar solo datos: las tablas de datos y las visualizaciones se pueden adjuntar o insertar en correos.
- Enviar enlaces y datos: las tablas de datos y las visualizaciones se pueden adjuntar o insertar en correos. Los usuarios pueden incluir enlaces a Looker en cada envío.
Opciones predeterminadas de la política de datos enviados por correo
Al actualizar a Looker 7.8 o una versión posterior desde Looker 7.6 o una versión anterior, las instancias tendrán la opción Enviar enlaces y datos seleccionada de forma predeterminada.
Enviar solo el enlace
Si seleccionas la opción Enviar solo el enlace, cuando configures el envío de Looks y paneles de control por correo electrónico, el programador incluirá campos para asignar un nombre al envío, indicar los destinatarios, definir el activador o la frecuencia del envío y especificar otras opciones de programación avanzadas.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior del programador para verificar los ajustes de entrega.
El correo incluirá la siguiente información:
- El nombre del envío en el asunto del correo. De forma predeterminada, es el título del panel de control, del Look o de la Exploración que se envía. Looker recomienda no usar datos ni información sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
- Un enlace a Ver panel de control completo (en el caso de los paneles de control) o a Ver informe completo (en el caso de los informes de Look o Explorar).
- Un mensaje que indica que el administrador de Looker requiere que inicies sesión en Looker para ver el contenido programado.
- El usuario que ha enviado o programado el contenido.
Para ver el contenido, los usuarios que hagan clic en el enlace enviado por correo deben iniciar sesión en Looker y tener permisos para acceder al modelo en el que se basa el contenido. Los correos de las programaciones creadas en contenido insertado no incluirán enlaces a Looker .
Enviar solo datos
Si seleccionas la opción Enviar solo datos, cuando configures el envío de Looks y paneles de control por correo electrónico, el programador incluirá campos para asignar un nombre al envío, indicar los destinatarios, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia del envío y especificar opciones de programación avanzadas adicionales.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior de la ventana emergente Enviar o Programar para verificar los ajustes de entrega.
El correo incluirá lo siguiente:
- El nombre del envío en el asunto del correo. De forma predeterminada, es el título del panel de control, del Look o de la exploración que se envía. Looker recomienda no usar datos ni información sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
- Un archivo adjunto que contenga el contenido de Looker o datos insertados en el cuerpo del correo, en función del formato de datos seleccionado.
- El usuario que ha enviado o programado el contenido.
Cualquier persona que reciba el correo podrá ver el contenido insertado o adjunto.
Enviar enlaces y datos
Si seleccionas la opción Enviar enlaces y datos al configurar el envío de Looks y paneles de control por correo electrónico, el programador incluirá campos para asignar un nombre al envío, indicar los destinatarios, elegir un formato para los datos, definir el activador o la frecuencia del envío y especificar opciones de programación avanzadas adicionales, como seleccionar si quieres incluir enlaces al contenido de Looker en el cuerpo del correo.
Puedes consultar el Resumen en la parte inferior de la ventana emergente Enviar o Programar para verificar los ajustes de entrega.
El correo incluirá lo siguiente:
- El nombre del envío en el asunto del correo. De forma predeterminada, es el título del panel de control, del Look o de la Exploración que se envía. Looker recomienda no usar datos ni información sensibles en el título de ningún contenido de Looker.
- Un archivo adjunto que contenga el contenido de Looker o datos insertados en el cuerpo del correo, en función del formato de datos seleccionado.
- Un enlace a Ver panel de control completo (en el caso de los paneles de control) o a Ver informe completo (en el caso de los informes de Look o Explorar).
- El usuario que ha enviado o programado el contenido.
Cualquier persona que reciba el correo puede ver el contenido insertado o adjunto, pero el destinatario debe iniciar sesión en Looker para ver el contenido de Looker vinculado en el correo. Los correos de las programaciones creadas en contenido insertado no incluirán enlaces a Looker .
Cambiar la opción de política de datos que se te ha enviado por correo
Aunque tu instancia de Looker tendrá seleccionada una opción predeterminada de política de datos enviada por correo electrónico en función de los ajustes de la instancia antes de una actualización a Looker 7.8, los administradores de Looker pueden cambiar este ajuste predeterminado en cualquier momento. Para ello, deben ir a la página Correos programados del panel Administrar, que se encuentra en Alertas y programaciones.
Si cambias tu política de datos enviados por correo, es posible que se interrumpan los flujos de trabajo automatizados que hayas configurado para usar el correo. Los administradores deben consultar a sus usuarios para ver si se han configurado y decidir cómo gestionar los cambios en la política de datos enviada por correo electrónico.
Puede que haya más aspectos que debas tener en cuenta y pros y contras a la hora de decidir si quieres cambiar las opciones de política de datos enviadas por correo. En la siguiente tabla se muestra de forma general qué ocurre con una entrega programada cuando los administradores cambian las opciones de la política de datos enviados por correo electrónico de la instancia.
| Política de datos enviada por correo antigua | Qué se entrega | Nueva política de datos enviados por correo electrónico | Qué se entrega |
|---|---|---|---|
| Enviar solo el enlace | Volver a enlazar contenido de Looker | Enviar solo datos | Programaciones existentes: una visualización de datos insertada o un archivo adjunto sustituyen al enlace. Nuevas entregas: datos insertados o un archivo adjunto |
| Enviar solo el enlace | Volver a enlazar contenido de Looker | Enviar enlaces y datos | Programaciones existentes: datos insertados o un archivo adjunto, y la opción de incluir enlaces seleccionada automáticamente Nuevas entregas: datos insertados o un archivo adjunto, y opción para incluir enlaces seleccionada automáticamente |
| Enviar solo datos | Datos insertados o un archivo adjunto | Enviar solo el enlace | Programaciones existentes: el enlace al contenido de Looker sustituye al contenido insertado; no se adjunta ningún archivo. Nuevos envíos: enlace al contenido de Looker |
| Enviar solo datos | Datos insertados o un archivo adjunto | Enviar enlaces y datos | Programaciones existentes: datos insertados o un archivo adjunto, y la opción de incluir enlaces seleccionada automáticamente Nuevas entregas: datos insertados o un archivo adjunto, y opción para incluir enlaces seleccionada automáticamente |
| Enviar enlaces y datos | Datos insertados o un archivo adjunto, y opción para incluir enlaces al contenido de Looker | Enviar solo el enlace | Programaciones: enlace al contenido de Looker Nuevos envíos: enlace al contenido de Looker |
| Enviar enlaces y datos | Datos insertados o un archivo adjunto, y opción para incluir enlaces al contenido de Looker | Enviar solo datos | Programaciones existentes: datos insertados o un archivo adjunto Nuevas entregas: datos insertados o un archivo adjunto |
Cambiar el método de envío a Enviar solo enlace
Si cambias a la opción Enviar solo enlace, todos los nuevos envíos de correos programados y únicos contendrán solo enlaces a Looker y el título del contenido de Looker, en lugar de contenido de Looker insertado o adjunto.
Las programaciones existentes también enviarán solo enlaces a Looker , aunque anteriormente se hubieran configurado para enviar datos y visualizaciones.
Las programaciones de una instancia de Looker que tenía habilitada la opción de política de datos enviados por correo electrónico Enviar enlaces y datos, pero no la casilla Incluir enlaces de la programación, no se enviarán. Estas programaciones se muestran en la página Historial de programaciones del panel Administrador con un error que indica que la opción de incluir enlaces en los correos programados debe estar habilitada cuando se habilita una política de envío solo de enlaces. Para solucionar el error, debe volver a crear la programación. Duplicar la programación no válida no solucionará el error.
Destinatarios externos
Puede usar la página Correos programados de la sección Alertas y programaciones del menú Administrar para monitorizar los datos que se envían de Looker a usuarios que no tienen cuenta. En la página Correos programados se muestran las direcciones de correo que tienen programado recibir Looks o paneles de control, pero que no están asociadas a ninguna de las cuentas de usuario de tu instancia de Looker.
En la tabla de direcciones de correo externas que aparece en la página se muestra la siguiente información:
| Columna | Definición |
|---|---|
| Correo electrónico | La dirección de correo externa. |
| Programado para el | El Look o el panel que se ha programado para que se envíe a la dirección de correo externa. Cada entrada de esta columna es un enlace al Look o al panel de control. |
| Programación creada por | Nombre del usuario de Looker que creó la programación. |