Workflows mithilfe von Callbacks und Google Tabellen pausieren und fortsetzen

Neuen Ordner in Google Drive erstellen

Erstellen Sie einen neuen Ordner in Google Drive. In diesem Ordner wird Ihre Tabelle gespeichert. Wenn Sie eine Berechtigung für den freigegebenen Ordner einrichten, darf Ihr Workflow in die Tabelle schreiben.

1. Rufen Sie drive.google.com auf.
2. Klicken Sie auf Neu > Neuer Ordner.
3. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein.
4. Klicken Sie auf Erstellen.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neuen Ordner und wählen Sie Freigeben aus.

6. Fügen Sie die E-Mail-Adresse des standardmäßigen Compute Engine-Dienstkontos hinzu.

   Dadurch erhält das Dienstkonto Zugriff auf den Ordner. Wenn Sie das Dienstkonto mit Ihrem Workflow verknüpfen, hat der Workflow Bearbeitungszugriff auf alle Dateien im Ordner. Weitere Informationen zum Freigeben von Dateien, Ordnern und Laufwerken

7. Wählen Sie die Rolle Bearbeiter aus.

8. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.

9. Klicken Sie auf Freigeben.

Tabelle mit Google Tabellen erstellen

Wenn Sie eine Tabelle über Google Tabellen erstellen, wird sie in Google Drive gespeichert. Standardmäßig wird die Tabelle im Stammordner auf Google Drive gespeichert. Mit der Google Sheets API können Sie keine Tabelle direkt in einem bestimmten Ordner erstellen. Es gibt jedoch Alternativen, z. B. die Möglichkeit, die Tabelle nach dem Erstellen in einen bestimmten Ordner zu verschieben, wie in diesem Beispiel gezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Google Drive-Ordnern arbeiten.

1. Rufen Sie sheets.google.com auf.

2. Klicken Sie auf Neu .

   Dadurch wird eine neue Tabelle erstellt und geöffnet. Jede Tabelle hat einen eindeutigen spreadsheetId-Wert, der Buchstaben, Ziffern, Bindestriche oder Unterstriche enthalten kann. Sie finden die Tabellen-ID in einer Google Sheets-URL:

   https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheetId/edit#gid=0

3. Notieren Sie sich diese ID, da Sie sie beim Erstellen des Workflows benötigen.

4. Fügen Sie Spaltenüberschriften hinzu, die dem folgenden Beispiel entsprechen:

   

   Der Wert in Spalte G, Genehmigt?, wird verwendet, um Rückrufe im Workflow zu initiieren.

5. Verschieben Sie die Tabelle in den zuvor erstellten Google Drive-Ordner:

   1. Wählen Sie in der Tabelle Datei > Verschieben aus.
   2. Rufen Sie den von Ihnen erstellten Ordner auf.
   3. Klicken Sie auf Verschieben.

Sie können auch den Google Tabellen API-Connector verwenden, um eine Tabelle zu erstellen. Hinweis: Bei Verwendung des Connectors kann spreadsheetId aus dem resp-Ergebnis abgerufen werden. Beispiel:

- create_spreadsheet:
    call: googleapis.sheets.v4.spreadsheets.create
    args:
      body:
      connector_params:
        scopes: ${driveScope}
    result: resp
- assign_sheet_id:
    assign:
      - sheetId: ${resp.spreadsheetId}

Google Tabellen mit Apps Script erweitern

Mit Apps Script können Sie Google-Tabellen programmatisch erstellen, lesen und bearbeiten. Die meisten Scripts für Google Tabellen bearbeiten Arrays, um mit den Zellen, Zeilen und Spalten in einer Tabelle zu interagieren. Eine Einführung in die Verwendung von Apps Script in Google Tabellen finden Sie in der Kurzanleitung für benutzerdefinierte Funktionen.

1. So erstellen Sie ein Apps Script-Projekt in Google Tabellen:

   1. Öffnen Sie die Google Tabellen-Tabelle.
   2. Wählen Sie Erweiterungen > Apps Script aus.
   3. Klicken Sie im Script-Editor auf Unbenanntes Projekt.
   4. Geben Sie Ihrem Projekt einen Namen und klicken Sie auf Umbenennen.

   Ihr Script ist jetzt an die Tabelle gebunden. Dadurch kann das Script die Benutzeroberfläche ändern oder reagieren, wenn die Tabelle geöffnet wird.

   Ein Script-Projekt stellt eine Sammlung von Apps Script-Dateien und ‑Ressourcen dar. Codedateien in einem Scriptprojekt haben die Erweiterung .gs.

2. Mit Apps Script können Sie benutzerdefinierte Funktionen schreiben, die Sie in Google Tabellen wie eine integrierte Funktion verwenden können. Benutzerdefinierte Funktionen werden mit Standard-JavaScript erstellt. So erstellen Sie eine Funktion:

   1. Öffnen Sie Ihr Apps Script-Projekt.
   2. Klicken Sie auf Editor code.
   3. Eine Scriptdatei wird als Projektdatei mit dem Namen Code.gs angezeigt. Wählen Sie die Datei aus, um sie zu bearbeiten.

   4. Ersetzen Sie den gesamten Code im Script-Editor durch den folgenden Code, der die Daten in Ihrer Tabelle liest und als Eingabe an die Workflowausführung weitergibt:

      function handleEdit(e) {
        var range = e.range.getA1Notation();
        var sheet = e.source;
      
        if (range.length > 1 && range[0] === 'G') {
          if (e.value == "TRUE") {
            Logger.log("Approved: TRUE");
      
            var row = range.slice(1);
            var url = sheet.getRange('E' + row).getCell(1, 1).getValue();
            var approver = sheet.getRange('F' + row).getCell(1, 1).getValue();
      
            callback(url, approver);
          }
          else {
            Logger.log("Approved: FALSE");
          }
        }
      }
      
      function callback(url, approver) {
        const headers = {
          "Authorization": "Bearer " + ScriptApp.getOAuthToken()
        };
      
        var payload = {
          'approver': approver
        };
      
        const params = {
          "method": 'POST',
          "contentType": 'application/json',
          "headers": headers,
          "payload": JSON.stringify(payload)
        };
      
      
        Logger.log("Workflow callback request to " + url);
        var response = UrlFetchApp.fetch(url, params);
        Logger.log(response);
      }

   5. Klicken Sie auf „Speichern“ save.

3. Mit installierbaren Triggern in Apps Script kann ein Scriptprojekt eine bestimmte Funktion ausführen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z. B. wenn eine Tabelle geöffnet oder bearbeitet wird. So erstellen Sie einen Trigger:

   1. Öffnen Sie Ihr Apps Script-Projekt.
   2. Klicken Sie auf Trigger alarm.
   3. Klicken Sie auf Trigger hinzufügen.
   4. Konfigurieren Sie im Dialogfeld Trigger für DEIN_PROJEKTNAMEN hinzufügen den Trigger:
      1. Wählen Sie in der Liste Auszuführende Funktion auswählen die Option handleEdit aus.
      2. Wählen Sie in der Liste Auszuführende Bereitstellung auswählen die Option Head aus.
      3. Wählen Sie in der Liste Ereignisquelle auswählen die Option Aus Tabelle aus.
      4. Wählen Sie in der Liste Ereignistyp auswählen die Option Beim Bearbeiten aus.
      5. Wählen Sie in der Liste Einstellungen für Fehlerbenachrichtigungen die Option Täglich benachrichtigen aus.
   5. Klicken Sie auf Speichern.

   6. Wenn Sie aufgefordert werden, ein Google-Konto auszuwählen, wählen Sie das entsprechende Konto aus und klicken Sie dann auf Zulassen.

      So kann Ihr Apps Script-Projekt Ihre Google-Tabellen aufrufen, bearbeiten, erstellen und löschen sowie eine Verbindung zu einem externen Dienst herstellen.

4. Die Manifestdatei eines Apps Script-Projekts ist eine JSON-Datei, die grundlegende Projektinformationen enthält, die Apps Script zum Ausführen eines Scripts benötigt. Im Apps Script-Editor werden Manifestdateien standardmäßig ausgeblendet, um die Einstellungen Ihres Apps Script-Projekts zu schützen. Bearbeiten Sie die Manifestdatei:

   1. Öffnen Sie Ihr Apps Script-Projekt.
   2. Klicken Sie auf Projekteinstellungen settings.
   3. Klicken Sie das Kästchen Manifestdatei „appsscript.json“ im Editor anzeigen an.
   4. Klicken Sie auf Editor code.
   5. Die Manifestdatei wird als Projektdatei mit dem Namen appsscript.json angezeigt. Wählen Sie die Datei aus, um sie zu bearbeiten.

   6. Im Feld oauthScopes wird ein Array von Strings angegeben. Wenn Sie die Autorisierungsbereiche festlegen möchten, die in Ihrem Projekt verwendet werden, fügen Sie ein Array mit den Bereichen hinzu, die unterstützt werden sollen. Beispiel:

      {
        "timeZone": "America/Toronto",
        "dependencies": {
        },
        "exceptionLogging": "STACKDRIVER",
        "runtimeVersion": "V8",
        "oauthScopes": [
          "https://www.googleapis.com/auth/script.external_request",
          "https://www.googleapis.com/auth/cloud-platform",
          "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets"
        ]
      }

      Dadurch werden die expliziten Bereiche auf Folgendes festgelegt:

      • Verbindung mit externem Dienst herstellen
      • Google Cloud-Daten abrufen, bearbeiten, konfigurieren und löschen sowie die E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos sehen
      • Alle Ihre Google Sheets-Tabellen aufrufen, bearbeiten, erstellen oder löschen

   7. Klicken Sie auf „Speichern“ save.

Workflow bereitstellen, der in eine Tabelle schreibt und Callbacks verwendet

Binden Sie einen Workflow ein, der ausgeführt, angehalten und dann fortgesetzt wird, wenn ein Rückruf über eine Tabelle genehmigt wird. Der Workflow schreibt mithilfe des Google Sheets API-Connectors in eine Google Tabellen-Tabelle.

End-to-End-Vorgang testen

Führen Sie den Workflow aus, um den End-to-End-Flow zu testen. Bei der Ausführung eines Workflows wird die aktuelle Workflowdefinition ausgeführt, die dem Workflow zugeordnet ist.