Suspendre et reprendre un workflow à l'aide de rappels et de Google Sheets

Créer un dossier dans Google Drive

Créez un dossier dans Google Drive. Ce dossier sert à stocker votre feuille de calcul. En configurant une autorisation pour le dossier partagé, votre workflow est autorisé à écrire dans la feuille de calcul.

1. Accédez à drive.google.com.
2. Cliquez sur Nouveau> Nouveau dossier.
3. Saisissez un nom pour le dossier.
4. Cliquez sur Créer.
5. Effectuez un clic droit sur votre nouveau dossier, puis sélectionnez Partager.

6. Ajoutez l'adresse e-mail du compte de service Compute Engine par défaut.

   Cela donne au compte de service l'accès au dossier. Lorsque vous associez le compte de service à votre workflow, celui-ci dispose d'un accès en modification à tous les fichiers du dossier. En savoir plus sur le partage de fichiers, de dossiers et de Drive

7. Sélectionnez le rôle Éditeur.

8. Décochez la case Envoyer une notification.

9. Cliquez sur Partager.

Créer une feuille de calcul avec Google Sheets

Lorsque vous créez une feuille de calcul dans Google Sheets, elle est enregistrée dans Google Drive. Par défaut, la feuille de calcul est enregistrée dans le dossier racine de Drive. Il n'est pas possible de créer une feuille de calcul directement dans un dossier spécifié à l'aide de l'API Google Sheets. Toutefois, il existe des alternatives, y compris déplacer la feuille de calcul vers un dossier spécifique après l'avoir créée, comme dans cet exemple. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des dossiers Google Drive.

1. Accédez à sheets.google.com.

2. Cliquez sur Nouveau .

   La nouvelle feuille de calcul s'ouvre. Chaque feuille de calcul possède une valeur spreadsheetId unique, composée de lettres, de chiffres, de tirets ou de traits de soulignement. Vous trouverez l'identifiant de la feuille de calcul dans une URL Google Sheets :

   https://docs.google.com/spreadsheets/d/spreadsheetId/edit#gid=0

3. Notez cet ID, car vous en aurez besoin lorsque vous créerez votre workflow.

4. Ajoutez des en-têtes de colonne correspondant à l'exemple suivant :

   

   Notez que la valeur de la colonne G, Approuvé ?, est utilisée pour lancer les rappels dans le workflow.

5. Déplacez la feuille de calcul vers le dossier Google Drive que vous avez créé précédemment :

   1. Dans la feuille de calcul, sélectionnez Fichier > Déplacer.
   2. Accédez au dossier que vous avez créé.
   3. Cliquez sur Déplacer.

Vous pouvez également utiliser le connecteur de l'API Google Sheets pour créer une feuille de calcul. Notez que lorsque vous utilisez le connecteur, le spreadsheetId peut être récupéré à partir du résultat resp. Exemple :

- create_spreadsheet:
    call: googleapis.sheets.v4.spreadsheets.create
    args:
      body:
      connector_params:
        scopes: ${driveScope}
    result: resp
- assign_sheet_id:
    assign:
      - sheetId: ${resp.spreadsheetId}

Étendre Google Sheets à l'aide d'Apps Script

Apps Script vous permet de créer, lire et modifier des feuilles de calcul Google Sheets de manière programmatique. La plupart des scripts conçus pour Sheets manipulent des tableaux pour interagir avec les cellules, les lignes et les colonnes d'une feuille de calcul. Pour découvrir comment utiliser Apps Script avec Google Sheets, consultez le guide de démarrage rapide sur les fonctions personnalisées.

1. Créez un projet Apps Script à partir de Google Sheets :

   1. Ouvrez votre feuille de calcul Sheets.
   2. Sélectionnez Extensions > Apps Script.
   3. Dans l'éditeur de script, cliquez sur Projet sans titre.
   4. Attribuez un nom à votre projet, puis cliquez sur Renommer.

   Votre script est désormais lié à votre feuille de calcul, ce qui lui confère des capacités spéciales pour modifier l'interface utilisateur ou répondre lorsque la feuille de calcul est ouverte.

   Un projet de script représente un ensemble de fichiers et de ressources Apps Script. Les fichiers de code d'un projet de script ont l'extension .gs.

2. Vous pouvez utiliser Apps Script pour écrire des fonctions personnalisées que vous pouvez utiliser dans Google Sheets comme une fonction intégrée. Les fonctions personnalisées sont créées à l'aide de JavaScript standard. Créez une fonction :

   1. Ouvrez votre projet Apps Script.
   2. Cliquez sur Éditeur code.
   3. Un fichier de script apparaît sous la forme d'un fichier de projet nommé Code.gs. Pour modifier le fichier, sélectionnez-le.

   4. Remplacez tout code présent dans l'éditeur de script par le code suivant, qui lit les données de votre feuille de calcul et les transmet en tant qu'entrée à l'exécution d'un workflow :

      function handleEdit(e) {
        var range = e.range.getA1Notation();
        var sheet = e.source;
      
        if (range.length > 1 && range[0] === 'G') {
          if (e.value == "TRUE") {
            Logger.log("Approved: TRUE");
      
            var row = range.slice(1);
            var url = sheet.getRange('E' + row).getCell(1, 1).getValue();
            var approver = sheet.getRange('F' + row).getCell(1, 1).getValue();
      
            callback(url, approver);
          }
          else {
            Logger.log("Approved: FALSE");
          }
        }
      }
      
      function callback(url, approver) {
        const headers = {
          "Authorization": "Bearer " + ScriptApp.getOAuthToken()
        };
      
        var payload = {
          'approver': approver
        };
      
        const params = {
          "method": 'POST',
          "contentType": 'application/json',
          "headers": headers,
          "payload": JSON.stringify(payload)
        };
      
      
        Logger.log("Workflow callback request to " + url);
        var response = UrlFetchApp.fetch(url, params);
        Logger.log(response);
      }

   5. Cliquez sur Enregistrer save.

3. Les déclencheurs installables Apps Script permettent à un projet de script d'exécuter une fonction spécifiée lorsque certaines conditions sont remplies, par exemple lorsqu'une feuille de calcul est ouverte ou modifiée. Créez un déclencheur :

   1. Ouvrez votre projet Apps Script.
   2. Cliquez sur Déclencheurs alarm.
   3. Cliquez sur Ajouter un déclencheur.
   4. Dans la boîte de dialogue Ajouter un déclencheur pour YOUR_PROJECT_NAME, configurez le déclencheur :
      1. Dans la liste Choisir la fonction à exécuter, sélectionnez handleEdit.
      2. Dans la liste Choisissez le déploiement à exécuter, sélectionnez Head.
      3. Dans la liste Sélectionner une source d'événements, sélectionnez À partir d'une feuille de calcul.
      4. Dans la liste Sélectionner un type d'événement, sélectionnez Lors de la modification.
      5. Dans la liste Paramètres de notification d'échec, sélectionnez M'envoyer une notification quotidienne.
   5. Cliquez sur Enregistrer.

   6. Si vous êtes invité à choisir un compte Google, sélectionnez le compte approprié, puis cliquez sur Autoriser.

      Cela permet à votre projet Apps Script de consulter, modifier, créer et supprimer vos feuilles de calcul Google Sheets, et de se connecter à un service externe.

4. Le fichier manifeste d'un projet Apps Script est un fichier JSON qui spécifie les informations de base dont Apps Script a besoin pour exécuter un script. Notez que l'éditeur Apps Script masque les fichiers manifestes par défaut pour protéger les paramètres de votre projet Apps Script. Modifiez le fichier manifeste :

   1. Ouvrez votre projet Apps Script.
   2. Cliquez sur Paramètres du projet settings.
   3. Cochez la case Afficher le fichier manifeste "appsscript.json" dans l'éditeur.
   4. Cliquez sur Éditeur code.
   5. Le fichier manifeste apparaît en tant que fichier de projet nommé appsscript.json. Pour modifier le fichier, sélectionnez-le.

   6. Le champ oauthScopes spécifie un tableau de chaînes. Pour définir les champs d'application de l'autorisation utilisés par votre projet, ajoutez un tableau avec les champs d'application que vous souhaitez prendre en charge. Exemple :

      {
        "timeZone": "America/Toronto",
        "dependencies": {
        },
        "exceptionLogging": "STACKDRIVER",
        "runtimeVersion": "V8",
        "oauthScopes": [
          "https://www.googleapis.com/auth/script.external_request",
          "https://www.googleapis.com/auth/cloud-platform",
          "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets"
        ]
      }

      Cela définit des niveaux d'accès explicites pour :

      • Se connecter à un service externe.
      • Consulter, modifier, configurer et supprimer vos données Google Cloud , et voir l'adresse e-mail de votre compte Google
      • Consulter, modifier, créer et supprimer toutes vos feuilles de calcul Google Sheets

   7. Cliquez sur Enregistrer save.

Déployer un workflow qui écrit dans une feuille de calcul et utilise des rappels

Déployer un workflow qui s'exécute, se met en pause, puis reprend lorsqu'un rappel est approuvé dans une feuille de calcul Le workflow écrit dans une feuille de calcul Sheets à l'aide du connecteur de l'API Google Sheets.

Tester le flux de bout en bout

Exécutez le workflow pour tester le flux de bout en bout. L'exécution d'un workflow exécute la définition actuelle du workflow associé au workflow.